Entenda neste guia o Projeto PMBOK, o que é e como pode te ajudar a otimizar os resultados e gerenciar melhor os seus projetos. Confira aqui!
Os atrasos, o descontrole de custos e a falta de um bom planejamento de recursos são problemas comuns em projetos. Por isso, quem trabalha com gestão deve buscar estratégias de contingência para organizar melhor essas atividades e processos, com o objetivo de gerar melhores resultados. Nesse sentido, o PMBOK se destaca como um manual com informações extremamente valiosas para os profissionais da área.
É fundamental entender o que é o PMBOK e como ele evoluiu desde que foi criado, a fim de aplicar suas abordagens e preceitos nas tarefas da empresa. Se quiser saber mais e aperfeiçoar seus projetos, acompanhe com atenção cada um dos tópicos!
O que é um Projeto PMBOK?
PMBOK é o guia de gestão criado pelo Instituto de Gestão de Projetos (PMI) em 1996. O objetivo foi reunir as principais dicas, regras e definições, como uma maneira de estabelecer padrões e boas práticas que auxiliam as empresas e cooperam com a melhoria dos seus resultados.
Por isso, é um manual que define alguns conceitos-chave, como projeto, processo e escopo, bem como organiza as etapas de produção e os principais aspectos que devem ser priorizados. Seus princípios podem ser aplicados em tarefas organizadas com começo e fim e com um resultado claro, tais como uma campanha ou o desenvolvimento de um sistema de software.
Geralmente, um projeto é uma iniciativa com duração determinada, com o objetivo de criar algo novo. Um projeto possui um conjunto de tarefas que reúne diversas pessoas, colaboradores ou interessados, também chamados de stakeholders. De acordo com as especificações do guia do PMI, é preciso compreender as diferentes fases e o que é importante definir em cada uma delas.
Vale destacar que o PMBOK foi criado em 1996 mas já passou por diversas atualizações. Hoje, estamos na sexta edição, que ganhou novos conceitos, algumas seções reescritas e conformidade com as tecnologias e estratégias atuais de gerenciamento de projetos.
O PMBOK 6 define que um projeto se divide em cinco grupos de processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento. Além disso, o guia também define dez áreas do conhecimento que ajudam a dividir as atenções dos gestores e concentrar as principais tarefas. São elas:
- Gerenciamento da integração do projeto;
- Gerenciamento do escopo do projeto;
- Gerenciamento do cronograma do projeto;
- Gerenciamento dos custos do projeto;
- Gerenciamento da qualidade do projeto;
- Gerenciamento dos recursos do projeto;
- Gerenciamento das comunicações do projeto;
- Gerenciamento dos riscos do projeto;
- Gerenciamento das aquisições do projeto;
- Gerenciamento das partes interessadas do projeto.
Essas áreas devem ser administradas com muito cuidado em cada projeto. Cada uma tem uma série de processos — 49 no total, que se dividem em cada uma das cinco fases, como veremos a seguir.
Iniciação
A fase de Iniciação é importantíssima justamente por ser quando se define o termo de abertura do projeto e identificam questões fundamentais como o objetivo, os requisitos iniciais e os responsáveis.
O outro processo dessa fase é a identificação das partes interessadas, quais são seus interesses e qual será o envolvimento deles no projeto. Nessa etapa também é definido o gerente.
Planejamento
A fase de Planejamento envolve um pouco mais de trabalho e de detalhamento porque é quando são aprofundados os requisitos e define-se o escopo, um conceito que une os objetivos e as características do produto (escopo do produto) e a forma como esse objetivo será alcançado (escopo do projeto).
Além disso, é nesse momento que deve ser definido o cronograma, com um fluxo de trabalho organizado e estruturado de maneira lógica.
É criada a EAP, Estrutura Analítica de Projetos, que subdivide o trabalho em componentes menores e apresenta isso de maneira gráfica. Também é a etapa de planejamento de custos e determinação do orçamento, bem como a identificação dos riscos e a criação dos planos de resposta a eles.
Da mesma forma, o gerente deve estimar o tipo e quantidade de recursos e planejar seu gerenciamento. Vale ressaltar que os recursos, segundo a sexta edição do PMBOK, compreendem recursos humanos e materiais/ativos/infraestrutura.
Execução
A fase de Execução é o desenvolvimento do projeto. É a fase em que o gerenciamento de escopo, de cronograma, de qualidade, de comunicações e do engajamento das partes interessadas são importantíssimos.
Além disso, é o momento de implementar respostas aos riscos, caso eles apareçam, de acordo com o Planejamento. A equipe deve focar nos requisitos, e os gerentes devem administrar as relações dos membros, garantindo que o projeto esteja de acordo com os objetivos.
Monitoramento e Controle
Este grupo de processos concentra os esforços de organização e garantia de que tudo está dentro do que foi planejado. Para entendê-lo, é preciso atentar para a diferença entre “monitorar” e “controlar”, segundo o PMBOK 6. Monitorar é acompanhar os processos e tarefas de perto; ao passo que controlar é tomar decisões de acordo com o monitoramento para ajustar o que for necessário.
Os processos de Monitoramento e Controle garantem que tudo esteja dentro do prazo e do orçamento definido. De acordo com estes processos, o gerente deve também controlar a qualidade — a conformidade do produto de acordo com os requisitos definidos anteriormente e também monitorar os riscos e o engajamento das partes interessadas.
Encerramento do Projeto PMBOK
Essa etapa consiste em finalizar o projeto e garantir que todos os recursos já não estão sendo mais utilizados, uma vez que o objetivo já foi atingido. O ideal é finalizar de acordo com o esperado, dentro do prazo e do orçamento.
Quais os benefícios de usar um Projeto PMBOK?
As boas práticas do PMBOK podem ser aplicadas em diversos projetos em uma empresa — da implantação de sistemas até a abertura de uma nova unidade. Essa aplicação gera uma série de benefícios, que analisaremos neste tópico.
O PMBOK orienta os gerentes na estruturação de um conjunto padronizado de processos, visto que eles garantem a organização e transparência, bem como o sucesso de sua realização. Assim, é possível garantir previsibilidade e saber o que esperar, bem como saber o que fazer para alcançar as exigências do cliente.
Esses padrões ajudam a dividir a atenção e concentrá-la em questões importantes nos momentos certos e torna possível passar por cada etapa de maneira fluida, com tarefas consistentes.
É possível, por exemplo, chegar à fase de Execução com a noção clara dos requisitos e do escopo, bem como dos recursos que serão utilizados e do prazo. Isso ajuda os membros a se concentrarem em desenvolver e produzir melhor.
A comunicação também é reforçada, visto que com as regras do guia, é possível alinhar todos os envolvidos — membros e partes interessadas, dialogando no mesmo idioma.
Outro benefício é o maior controle de aspectos imprescindíveis como: custos, prazos, recursos e obrigações. Os transtornos que comumente ocorrem em projetos são minimizados seguindo o PMBOK, pois a gestão administra, organiza e monitora melhor o orçamento, o cronograma a equipe, os ativos e a infraestrutura.
Esse controle e transparência nos processos ajudam a gerar resultados alinhados às expectativas dos clientes, dentro dos aspectos definidos, alcançando não somente organização, mas também melhores resultados, ou seja, melhores produtos.
Como vimos, um projeto de acordo com o PMBOK é estruturado em cinco etapas e deve seguir os 49 processos que estão distribuídos em dez áreas de conhecimento. Ao aplicar esses princípios, é possível notar mais organização e obter os benefícios que mencionamos. É importante continuar acompanhando o assunto e as atualizações que surgirem para otimizar constantemente os resultados.
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