Garantir que um projeto seja desenvolvido de forma eficiente, segura e nos prazos estabelecidos pode ser uma tarefa difícil. No entanto, através da elaboração correta do escopo de projeto, é possível descrever o trabalho necessário para entregar um produto ou serviço de forma eficiente.

Nele estão presentes alguns dos aspectos mais importantes para o desenvolvimento do projeto, como sua justificativa, seus objetivos, as principais restrições, os recursos disponíveis e também os stakeholders (partes interessadas) de sua conclusão.

Explicaremos a seguir o que é escopo de projeto, qual é o processo de definição, como montar um escopo eficiente e como lidar com as suas mudanças. Confira!

Entenda o que é escopo de projeto

O escopo de um projeto consiste na definição de todos os recursos e etapas necessários para que seja possível atingir determinado resultado com sucesso. É ele quem define qual produto será entregue ao cliente dentro de um período de tempo e de acordo com o orçamento disponível.

É possível definir o escopo de projeto como o trabalho que deve ser realizado para entregar ao cliente aquilo que foi contratado, seja ele cliente interno (equipe, colaboradores) ou externo (cliente final), definindo os limites do trabalho, suas características e esforço necessário para sua realização.

Veja qual o processo de definição de escopo

Para entender melhor os elementos do projeto, é interessante compreender suas etapas e também os processos envolvidos em cada uma delas. Nas metodologias tradicionais, elas consistem em cinco fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

Explicamos abaixo mais detalhes a respeito de cada uma das fases. Confira!

Fase de iniciação

É a primeira fase de um projeto e também uma das mais importantes. Nela são compreendidas as informações básicas do projeto, os dados relevantes para seu desenvolvimento e também as restrições relativas ao escopo, ao tempo disponível e também ao custo.

Também é na fase de iniciação onde se desenvolve a visão geral do processo e das tarefas, definindo também os objetivos e critérios a respeito do projeto como um todo.

Fase de planejamento

Na fase de planejamento são detalhados os elementos analisados de forma superficial na fase de iniciação. Isso significa que a fase de planejamento requer o uso de modelos que apontem todas as informações necessárias para a execução do projeto.

Fase de execução

Como o nome diz, a fase de execução envolve todos os processos de desenvolvimento do projeto, sendo também o momento onde são colocadas em prática as atividades desenhadas e apontadas nas fases de iniciação e planejamento.

Fase de monitoramento e controle

O monitoramento em controle é executado em paralelo à execução, servindo para mitigar erros que ocorram ao longo do projeto e também permitindo manter uma rotina de qualidade e foco nos resultados.

É importante que o monitoramento e controle seja feito com base em indicadores de performance, os chamados KPIs (Key Performance Indicators ou indicadores-chave de performance em português) que servem para mensurar o desenvolvimento do projeto e também compreender cada uma das tarefas executadas.

Fase de encerramento

Após todo o desenvolvimento do projeto, é necessário realizar a fase de encerramento do projeto, que irá definir a entrega de todas as partes do escopo e garantir que aquilo que foi acordado foi, de fato, entregue ao cliente.

Nessa fase é realizada uma revisão de todo o projeto, visando a compreensão das lições aprendidas, das dificuldades encontradas e das boas práticas para projetos futuros. Também é elaborado um documento que valida o encerramento do projeto e sua posterior entrega ao cliente.

Entenda como montar um escopo de projeto

Explicamos agora, passo a passo, como montar um escopo de projeto de forma eficiente e inteligente, garantindo que o projeto seja direcionado de forma correta, envolvendo os profissionais necessários para sua execução, listando suas funções e também seus prazos e custos. Confira esse detalhamento abaixo.

Justificativa do projeto

O primeiro passo para a definição do escopo de projeto é justamente estabelecer a justificativa do projeto. Isso significa que é necessário definir qual o objetivo do seu desenvolvimento, de forma a entender qual sua justificativa de existência.

Finalidade do projeto

O próximo passo consiste em definir, de forma clara e objetiva, qual a finalidade do projeto: o que será feito e para o que será utilizado? Quais os impactos do seu desenvolvimento e para que ele será utilizado? Com essas perguntas, é possível definir sua finalidade.

Objetivos do projeto

Depois de apresentar a justificativa e a finalidade do projeto, é importante também definir de forma clara seus objetivos. Quais objetivos se deseja atingir através do projeto que está sendo elaborado? Como eles podem ser alcançados e como impactam a experiência de seus stakeholders (partes interessadas)?

Descrição do produto

Depois, é necessário definir a descrição do produto. O que é o produto a ser desenvolvido, qual sua finalidade e para quem ele é direcionado? Essa definição deve permitir que se compreenda o que é o projeto e quais seus objetivos de forma fácil e rápida.

Stakeholders do projeto

Quem são as partes interessadas no desenvolvimento do projeto? Os stakeholders podem ser os clientes que o encomendaram ou irão se beneficiar dele, os colaboradores envolvidos em sua execução, de forma direta ou indireta e até mesmo terceiros, caso estes sejam impactados pelos resultados do projeto.

Entregas do projeto

Nessa etapa deverão ser listados os produtos, capacidades ou resultados que deverão ser entregues ao longo do projeto, como telas de software, funcionalidades de um sistema, protótipo físico de um produto, dentre outras.

Estimativas de tempo e custo

É importante definir também as estimativas de tempo para que o projeto seja executado e também os custos envolvidos em seu desenvolvimento.

Exclusões do projeto

É fundamental também apontar tudo aquilo que não deve ser incluído ou considerado como parte do projeto, como por exemplo, funções que não existirão em um produto, serviços não cobertos, dentre outros.

Critérios de aceitação

Deve-se definir também quais são os critérios de aceitação. Isso significa deixar claro quais as condições para que as entregas sejam aceitas e os padrões que o projeto deve seguir.

Premissas

As premissas constituem em pressupostos a respeito do desenvolvimento do projeto. De acordo com elas, são definidos os custos e os prazos, sendo que, caso essas premissas não sejam cumpridas, outros elementos podem ser impactados.

Restrições

Deve-se também apontar quais são os limites para a execução do projeto. Os limites de tempo, de recursos humanos e de capital são os principais exemplos de restrições à execução de um projeto.

Riscos

Por último, é importante mapear quais os riscos do projeto e quais situações podem acarretar em contratempos ao longo da sua execução.

Entenda a importância de uma consultoria especializada

Como é possível perceber, o gerenciamento de projetos exige que várias etapas sejam realizadas e, dentre os pontos de maior importância, o gerenciamento do escopo de projetos é aquele que merece mais atenção, já que ele é o responsável por estruturar todas as etapas do trabalho.

Por isso, ao definir o escopo de projeto através de nossas dicas acima, pode ser interessante contar com suporte de uma empresa de consultoria especializada como a Smart Consulting — para definir e estruturar com clareza o escopo do projeto a ser trabalhado.

Além de facilitar a definição correta do escopo, seguindo os critérios que apontamos anteriormente, uma consultoria especializada facilita o processo de gestão, o tornando mais ágil, inteligente e direcionado, sendo especialmente interessante para empresas que buscam máxima eficiência nessa etapa.

Gostou de saber mais sobre o escopo de projeto? Se você ficou com alguma dúvida ou deseja contar com suporte especializado, entre em contato conosco!