Quem está inserido no mundo corporativo certamente já ouviu a expressão gestão de portfólio de projetos. Mas, será mesmo que essas pessoas sabem o que isso significa? E você, entende como funciona o gerenciamento de um portfólio? Se quer saber mais sobre o assunto, está no lugar certo.
O gerenciamento do portfólio reúne uma série de conhecimentos, técnicas e estratégias que ajudam a integrar de maneira equilibrada os projetos e iniciativas de desenvolvimento empresarial. O objetivo é ter o melhor retorno possível sobre os investimentos, tornando o negócio mais eficiente e, é claro, mais lucrativo e seguro.
Quer saber mais sobre o assunto e descobrir como fazer uma gestão de portfólio de projetos de qualidade na sua empresa? Então, vem com a gente!
O que é a gestão de portfólio de projetos?
Um portfólio de projetos é uma espécie de carteira, onde você reúne e organiza todas aquelas iniciativas relacionadas a um determinado objetivo. Quem assume a sua administração se torna o responsável pela gestão de portfólio de projetos que, basicamente, significa eleger e realizar os projetos certos para o desenvolvimento de uma empresa. Isso é feito por meio de:
- seleção e priorização dos projetos;
- gerenciamento dos recursos disponíveis;
- antecipação de tendências de mercado;
- supervisão de projetos;
- intervenção e/ou correção em projetos;
- comunicação dos resultados obtidos.
O gerente de portfólio é o especialista preparado para olhar para todos aqueles fatores críticos para que todos os projetos sejam executados de maneira satisfatória e adequada à estratégia da empresa. Isso quer dizer que, além de se atentar a recursos como tempo, dinheiro e mão de obra, o gestor também precisa avaliar o quanto as iniciativas da empresa contribuem para o seu crescimento.
Não se trata apenas de executar um projeto dentro do prazo, mas saber reconhecer quais deles realmente merecem ser executados. Enquanto a gestão de projetos está focada no seu próprio trabalho, a gestão do portfólio está orquestrando o funcionamento de todas as iniciativas paralelas para que elas funcionem em harmonia.
Quais são os principais passos da Gestão de portfólio de projetos?
Se você quer entender como realizar uma gestão de portfólio de projetos eficiente leia atentamente o passo a passo que preparamos a seguir. Abaixo, você irá conferir os principais aspectos que demandarão a sua atenção para um gerenciamento satisfatório. Veja!
Faça categorizações
Depois de identificar as ideias de projetos propostas para a organização, o primeiro passo relevante de uma gestão de portfólio de projetos eficiente é categorizar essas iniciativas. Você pode agrupar cada uma delas por afinidade, por exemplo, sendo um grupo de projetos estratégicos, outro de transformação digital, outro de inovação e assim por diante.
Selecione e priorize os projetos
A partir disso, é preciso selecionar e priorizar os projetos de acordo com a sua relevância e contribuição para o negócio. Para isso, será necessário estabelecer os critérios que serão avaliados, atribuir valores para cada categoria de projetos, elencar uma pontuação para cada critério em cada iniciativa, somar os pontos e, finalmente, concluir o ranking de prioridades.
Algum critérios que podem ser considerados são: complexidade, risco, custo, impacto no negócio, prazo, benefícios esperados e determinação legal ou regulatória.
Balanceie os projetos
Dificilmente você chegará a um ou dois projetos prioritários. Em diversos casos, será preciso administrar alguns deles de forma paralela. Para isso, será necessário equilibrar seus investimentos para manter o planejamento estratégico funcionando perfeitamente. Isso é importante para que não faltem recursos ou mesmo para que uma área seja prejudicada por causa de outra.
Adote algum monitoramento na gestão de portfólio de projetos
Da mesma forma que nas etapas anteriores, o monitoramento é essencial para a qualidade da gestão de portfólio de projetos, afinal, é a partir dele que você acompanhará a evolução das iniciativas, seus custos, desvios e oportunidades. Dessa forma, você poderá agir rapidamente sempre que alguma intervenção se fizer necessária.
Quais são as vantagens da Gestão de portfólio de projetos?
Ok, agora você deve estar se perguntando: mas como, afinal, eu me beneficio desse tipo de gestão?
Confira a seguir algumas das principais razões pelas quais deve se concentrar na sua gestão de portfólio de projetos.
Alinhamento estratégico
Um dos grandes benefícios de uma gestão de portfólio de projetos eficiente é o foco dos esforços nos momentos e lugares certos. Isso significa uma melhor utilização de todos os recursos, sejam humanos, financeiros ou materiais, para o desenvolvimento de objetivos estratégicos para o crescimento da empresa e para a satisfação dos clientes.
Maior agilidade
Com uma coleta de informações periódica você consegue se manter atualizado sobre todas as iniciativas em andamento e, em função desse monitoramento, sempre tem informações valiosas para o processo de tomada de decisão. Isso qualifica suas escolhas, reduz a incidência de erros e otimiza o curso e o andamento dos projetos.
Otimização dos recursos
Uma boa gestão de portfólio de projetos acompanha constantemente como os recursos estão sendo empregados para o alcance dos objetivos, ou seja, quais investimentos estão sendo feitos em cada uma das áreas envolvidas. Isso ajuda muito no momento de identificar quando existe alguma ineficiência, um gargalo ou mesmo desperdícios.
Melhor comunicação
Uma das bases de uma gestão de portfólio de projetos eficiente é a comunicação transparente. Isso significa divulgar de forma contínua todas as informações relevantes para os stakeholders. É dessa forma que o panorama dos projetos se mantém alinhado, com um único objetivo e, por isso, mais funcional. As reuniões se tornam mais curtas, a resolução de problemas é pontual e todos têm mais informações sobre os projetos.
Riscos reduzidos
Especialmente em função do monitoramento do portfólio, os desvios e as falhas são rapidamente identificados, permitindo uma solução mais ágil e a consequente redução de riscos para a empresa. Apesar de a gestão de riscos ser possível independentemente do portfólio de projetos, com ele é mais fácil obter uma visão global do negócio, entendendo o impacto de um projeto sobre todos os demais.
Como você viu ao longo deste post, uma boa gestão de portfólio de projetos pode mesmo fazer a diferença na qualidade das iniciativas da sua empresa, além de ajudar a tornar a execução de projetos muito mais eficiente e alinhada com a estratégia organizacional. Por isso, não deixe de cuidar de cada detalhe do seu portfólio, desde a priorização até o monitoramento dele.
Como você vem fazendo a gestão de portfólio de projetos da sua empresa? Conte-nos nos comentários e compartilhe suas dicas!
