Muito se fala a respeito da gestão de projetos eficiente. Trata-se de um método que impacta de forma direta os resultados obtidos ao longo do desenvolvimento de um projeto e também suas características, como qualidade, usabilidade, entregabilidade e facilidade de compreensão.
No entanto, para compreender melhor em que consiste uma gestão de projetos eficiente, é necessário entender primeiramente o que é um projeto, o que envolve a gestão de projetos e quais são as boas práticas recomendadas para uma realização plena.
Além disso, é interessante conhecer para que serve a gestão de projetos, suas principais vantagens, o ciclo de vida de um projeto, as metodologias disponíveis, as áreas de conhecimento mais envolvidas no processo e também como gerenciar um projeto de forma eficiente.
A seguir, falamos do conceito de projeto e de gestão de projetos, dos benefícios de usar ferramentas de apoio na gestão de projetos, de como fazer um planejamento na prática, de quais são suas principais etapas, dos passos para a boa gestão de projetos e de como o uso de um sistema otimiza a gestão de projetos. Confira os detalhes abaixo e tenha uma ótima leitura!
Entenda o conceito de projeto
Para começar, é fundamental compreender o conceito de projeto. Afinal, de que maneira entender o que é gestão de projetos e como fazê-la de forma eficiente caso a concepção de projeto não esteja clara, não é mesmo?
É possível definir projeto como o esforço temporário e distinto de qualquer outra atividade repetitiva. Isso quer dizer que um projeto é um empreendimento com resultado específico, que deve ser alcançado dentro de um prazo previamente estabelecido.
Sendo assim, os projetos são únicos e devem atingir um objetivo claro dentro de um prazo determinado. Para tanto, conta-se com um conjunto de recursos limitados (humanos, materiais e financeiros), que precisam ser otimizados de forma a alcançar as metas estipuladas.
É possível definir que um projeto deve:
- ser único;
- ter início e fim definidos;
- ser progressivo;
- contar com recursos delimitados;
- ter objetivos claros e viáveis.
Um projeto se distingue de um processo devido às características que listamos acima. Os processos são contínuos, padronizados e fortemente definidos, enquanto os projetos são temporários, com resultado único e elaborados de forma progressiva.
Veja em que consiste a gestão de projetos eficiente
Agora que explicamos em detalhes o que é e quais são as características de um projeto, vale também conceituar do que se trata a gestão de projetos. É possível definir a expressão como o conjunto de conhecimentos, técnicas, habilidades e ferramentas que são utilizadas para planejar, executar e monitorar um projeto ao longo do seu desenvolvimento.
Podemos dizer que a gestão de projetos envolve diversos aspectos, que são derivados de cinco fundamentos básicos:
- a inicialização;
- o planejamento;
- a execução;
- o acompanhamento;
- o encerramento.
Portanto, chegamos ao conceito de que a gestão de projetos é o conjunto de conhecimentos, técnicas, metodologias, ferramentas e habilidades necessárias para garantir o sucesso de um objetivo. Isso significa que gerenciar um projeto não significa somente delegar tarefas e acompanhar resultados, mas também liderar o projeto, visando à entrega do melhor resultado possível.
A principal função da gestão de projetos é garantir que o projeto seja concluído de forma satisfatória. Isso ocorre quando ele é finalizado de modo a atender aos requisitos estabelecidos em seu planejamento.
Portanto, o resultado deve ser satisfatório com relação ao prazo, aos custos estabelecidos e às funções do produto que será entregue. Além disso, é preciso garantir que o cliente, seja ele interno, seja externo, fique satisfeito com aquilo que recebeu.
Conheça os benefícios de usar ferramentas de apoio na gestão
Depois de entender melhor o conceito de projeto e também a definição de gestão de projetos, é interessante descobrir quais são os principais benefícios de usar ferramentas de apoio na gestão de projetos.
Essas vantagens podem ser alcançadas a partir do uso de um software ou uma metodologia de gestão de projetos. Elas estão relacionadas ao desenvolvimento eficiente dos projetos, à sua integração com as diferentes áreas da empresa e à entrega de qualidade após sua conclusão.
Listamos abaixo alguns dos principais benefícios que você e sua equipe podem obter com a adoção de ferramentas de apoio para a gestão de projetos e também os principais impactos positivos que essas ferramentas trazem para a gestão. Confira!
Tornar a gestão de projetos eficiente
As ferramentas de apoio são desenvolvidas de forma a auxiliarem na gestão de projetos. Tais recursos facilitam o acompanhamento de cada uma das etapas, do escopo à entrega, passando pela execução, avaliação e finalização do projeto.
Por meio das ferramentas, é possível entender cada etapa do desenvolvimento do projeto, saber quais são os pontos críticos que demandam maior atenção, desenvolver uma comunicação mais eficiente e também integrar melhor cada uma das etapas do projeto.
Além disso, vale destacar que uma ferramenta de gestão de projetos permite:
- delegar tarefas;
- definir os responsáveis por cada uma das etapas do projeto;
- elencar quem são os stakeholders e quais são suas expectativas;
- realizar estimativas de conclusão;
- acompanhar os prazos de forma integrada e inteligente.
Integração com as vendas
Um dos maiores desafios na gestão de projetos é integrar o desenvolvimento do projeto com a equipe de vendas — seja de forma direta, na qual a equipe de vendas utilizará o produto que está desenvolvendo, seja de forma indireta, em que o time fica responsável por lidar com os clientes que adquiriram a solução que está em desenvolvimento.
Por meio das ferramentas de apoio, é possível integrar a equipe de desenvolvimento com a de vendas. Como resultado, há um maior alinhamento entre os times, ao passo que os processos de teste, aprovação e vendas são facilitados.
Além disso, no caso de a equipe de vendas também ser responsável pelo suporte ao cliente, essa integração garante que as informações sejam mais claras. Assim, as dúvidas podem ser sanadas de forma ágil e descomplicada, garantindo a satisfação dos clientes.
Melhoria nos processos de RH
Outro benefício de contar com a integração entre as ferramentas de suporte e o desenvolvimento dos projetos está na melhoria dos processos de recursos humanos. Como a ferramenta permite identificar as necessidades de cada projeto, as etapas que levam mais tempo e os eventuais problemas, essa inteligência pode ser utilizada a favor dos processos de RH.
Com isso, é possível contratar de forma mais eficiente e garantir que existam pessoas qualificadas para as necessidades de cada etapa do projeto. Sem contar que, por meio das ferramentas de suporte, torna-se viável identificar potenciais melhorias nos processos e também quais tipos de conhecimento são fundamentais para a execução dos projetos.
Vale destacar ainda que o uso da ferramenta de apoio facilita a análise de desempenho dos colaboradores dentro do projeto. Isso permite que sejam adequados processos, treinamentos, equipamentos e tarefas, de acordo com as habilidades e o potencial de cada colaborador.
Maior controle dos processos
O desenvolvimento de um projeto é composto pelos diversos processos necessários a uma execução plena. Por isso, muitas vezes o gerente de projetos é responsável por acompanhar um grande volume de tarefas, o que pode dificultar uma análise mais aprofundada quando se trata de um grande escopo.
Por meio das ferramentas de apoio, é possível identificar quais são os processos dentro de um projeto, estimar sua duração e suas etapas, definir quais são as prioridades ao longo de cada fase e também entender quem é o responsável por cada processo.
Além disso, vale destacar que as ferramentas de apoio permitem um acompanhamento mais cuidadoso, ágil e eficiente de cada uma das tarefas a serem executadas, o que dá ao gerente de projetos uma visão macro de como está o desenvolvimento do projeto.
Cumprimento do cronograma
Para que o projeto chegue até sua conclusão, é fundamental que o cronograma seja seguido de forma eficiente, com respeito aos prazos e às etapas estabelecidas. Em projetos de grande volume de tarefas e etapas, no entanto, tal gestão pode se mostrar difícil de ser realizada manualmente.
Com o suporte de uma ferramenta de apoio, no entanto, esse desafio é menor. Isso porque o gerente de projetos tem disponível todo o cronograma do projeto, suas etapas e a visualização de cada uma das tarefas que já foram realizadas, além aquelas que ainda precisam ser executadas.
Também é possível definir os processos que demandam mais tempo do que o previsto e identificar situações nas quais seja necessário mudar a estratégia de execução das tarefas. Pode ser interessante, por exemplo, alocar um maior tempo da equipe para tarefas que estejam causando atrasos — enquanto processos adiantados com relação ao cronograma podem receber uma prioridade menor.
Monitoramento da lucratividade
Um projeto, seja ele interno ou externo, é desenvolvido visando ao retorno do investimento, já que a lucratividade também é um dos critérios a serem avaliados em sua análise como um todo. Ao utilizar uma ferramenta de apoio, é possível mensurar o tempo dedicado de cada colaborador dentro de um projeto, o que auxilia na mensuração dos custos de desenvolvimento.
Com isso, o gerente do projeto consegue avaliar os custos envolvidos em seu desenvolvimento. Como resultado, a preparação de relatórios é facilitada e torna-se possível garantir que a precificação realizada anteriormente esteja correta.
Em projetos faturados após a finalização, esse acompanhamento não só permite que seja feita a precificação correta como também auxilia na estruturação do relatório de custos. Sem contar que a tomada de decisão se torna mais fácil e ágil com relação aos preços.
Diminuição dos riscos
Quando falamos em gestão de projetos, vale destacar que uma ferramenta de apoio permite inclusive diminuir os riscos envolvidos na fase de desenvolvimento. Todo projeto está sujeito a riscos, mas a boa gestão diminui esse problema e facilita a identificação de falhas, além da tomada de ação para solucioná-las.
Isso se deve ao fato de que o volume de informações disponível ao gerente de projetos, por meio do uso da ferramenta, é maior. Consequentemente, há uma visão mais ampla do que está acontecendo, das etapas que estão por vir e das situações que vão precisar ser contornadas até a entrega.
Outro ponto positivo é que a ferramenta facilita a documentação do projeto. Tal funcionalidade pode ser especialmente útil em casos de desenvolvimento de projetos semelhantes, já que os riscos e problemas tendem a ser parecidos.
Agilidade nas tomadas de decisões
Também é interessante destacar que uma ferramenta de apoio auxilia nas tomadas de decisões, já que permite ao gerente de projetos acessar um maior volume de informações disponíveis. Por meio do uso correto das ferramentas, é possível agilizar a tomada de decisões, baseando as escolhas em dados e análises do projeto que está sendo desenvolvido.
Com todas as informações do projeto estruturadas e disponíveis em um único ambiente, o gestor de projetos se torna capaz de formular soluções e tomar decisões de modo proativo mesmo em circunstâncias inesperadas ou que fujam do cronograma.
Além disso, decisões mais ágeis e bem fundamentadas representam uma gestão de projetos eficiente, garantindo que o gestor de projetos possa se envolver em um número maior de ações sem que haja perda de qualidade no trabalho executado.
Mais engajamento da equipe
Por último, é interessante pontuar que o uso de ferramentas de apoio faz com que a equipe se torne mais ativa, unida e engajada. Afinal, adotando esse tipo de recurso, é possível definir de forma clara o trabalho de cada colaborador, os prazos para sua execução e quais são as entregas esperadas de cada um.
Além disso, torna-se viável desenvolver uma relação mais próxima entre o gerente de projetos e os colaboradores da equipe mesmo que parte do time atue de forma remota. A razão é simples: tais ferramentas oferecem meios que agilizam as interações entre os membros de um mesmo projeto.
Conheça alguns passos fundamentais para uma gestão de projetos eficiente
Para realizar uma gestão de projeto eficiente, é necessário que o gerente fique atento a uma série de informações e detalhes que impactam diretamente em seu desenvolvimento. O profissional deve entender quais são as etapas a serem executadas e que colaboradores atuarão no projeto, além de quais serão suas responsabilidades.
Também é preciso acompanhar a execução das tarefas para que o projeto seja entregue no prazo, com a qualidade e o desempenho esperados. Confira abaixo alguns passos para realizar uma boa gestão de projetos em sua empresa:
- adote uma metodologia de gestão;
- desenhe planos de ação;
- tenha sempre um plano B;
- monte cronogramas;
- trabalhe com prazos realistas;
- acompanhe cada etapa do projeto;
- conte com um sistema de gerenciamento completo e atualizado.
Veja como o uso de um sistema otimiza a gestão de projetos
Vale destacar também como o uso de um sistema específico para a gestão de projetos pode otimizar cada uma das etapas e tornar esse processo mais eficiente, ágil e descomplicado. Além de auxiliar nas diversas fases do projeto, esse tipo de sistema garante que o gerente de projetos possa contar com uma série de ferramentas para sua atuação.
Listamos a seguir alguns dos benefícios do uso de um sistema que otimiza a gestão de projetos, tornando-a mais eficiente, ágil e econômica. Confira os principais e entenda quais são as vantagens para a gestão inteligente!
Permite trabalhar melhor o planejamento
O primeiro benefício do uso de um sistema específico para a gestão de projetos é que o gerente passa a poder trabalhar melhor o planejamento. Como todas as informações passam a ficar em um único local, se torna mais fácil gerenciar os dados, tomar decisões e desenvolver as práticas envolvidas no projeto.
Já que o planejamento de um projeto envolve uma série de etapas, procedimentos e tarefas, contar com um sistema que integre todos esses elementos é interessante, pois facilita e garante que a gestão seja feita de forma inteligente.
Além disso, por meio do sistema é possível:
- definir quais são as etapas e entregas do projeto;
- distribuir as tarefas de acordo com as responsabilidades de cada colaborador e seu envolvimento no projeto;
- acompanhar quando as etapas são concluídas pela equipe.
Auxilia na execução do desenvolvimento de forma ágil
Outro ponto positivo do uso de um sistema específico para a gestão de projetos está na execução das tarefas de forma ágil e fácil. Como cada colaborador tem disponível sua lista de tarefas, seus prazos e a situação do cronograma como um todo, é possível agilizar etapas e diminuir o volume de retrabalho.
Além disso, por meio do sistema é possível compreender quais tarefas estão pendentes, como está o desempenho de cada colaborador e equipe e também quais situações estão fugindo daquilo que foi estabelecido no cronograma.
Ao contar com essa visualização macro do projeto, o gerente de projetos é capaz de tomar decisões acertadas e de forma ágil, baseada em dados, o que diminui o impacto negativo de imprevistos ou atrasos que aconteçam ao longo do desenvolvimento do projeto.
Permite gerar relatórios de desempenho
Outro ponto positivo de um sistema específico para a gestão de projetos é a capacidade de gerar relatórios de desempenho ao longo de todo o seu progresso. Entender o desempenho de cada colaborador, equipe ou departamento tem peso estratégico em uma gestão de projetos eficiente, portanto essa é uma ferramenta especialmente atrativa para o gerente.
Por meio do sistema, é possível compreender a quantidade de tempo empregada em cada uma das tarefas, de qual prazo cada colaborador precisa para a conclusão dos processos delegados a eles e mesmo se a equipe está caminhando para o cumprimento dos prazos definidos no cronograma — ou se será necessário intervir em alguma ação ou etapa.
Facilita o acompanhamento dos processos durante a gestão de projetos eficiente
O acompanhamento dos processos também fica mais simples com o uso de um sistema específico para a gestão de projetos. Ao visualizar todo o projeto e cada uma das etapas de sua execução, o gerente pode monitorar, de forma mais próxima, o desenvolvimento das tarefas que o compõem.
Com isso, se torna mais fácil tomar decisões que demandem avaliação do contexto do projeto, a exemplo da realocação de recursos ou da negociação de prazos como o de entrega. Além disso, passa a ser possível detalhar as próximas ações de acordo com o que já foi desenvolvido no projeto e as demandas que devem ser entregues no curto e médio prazo.
Garante a distribuição das tarefas na gestão de projetos eficiente
Por último, é interessante destacar que um sistema de gestão de projetos também facilita a distribuição das tarefas que cada colaborador da equipe deve executar. Um problema bastante comum em projetos de grande porte é acompanhar as responsabilidades dos membros do time, mas, com um sistema específico, essa tarefa se torna fácil e descomplicada.
Cada colaborador tem acesso aos processos e tarefas que deve executar, assim como ao detalhamento dos prazos e das entregas que serão realizadas. Para o gestor, uma visão geral das tarefas, do prazo de execução e dos status ao longo do processo significa uma gestão mais tranquila e eficiente do projeto como um todo.
Como é possível perceber, a gestão de projetos envolve uma série de etapas, decisões, tarefas e planejamentos. Para que seus resultados sejam interessantes e positivos à empresa, é necessário que todos estejam alinhados em um mesmo objetivo e compreendam as necessidades de cada etapa dentro do projeto.
Além de garantir que cada uma das etapas seja executada de forma clara pelos colaboradores, a gestão eficiente traz benefícios como:
- maior qualidade na execução das tarefas;
- menor tempo de execução do projeto;
- ferramentas de comunicação e engajamento efetivas;
- mais integração da equipe.
É interessante dizer ainda que uma gestão eficiente reduz os custos de execução do projeto, pois diminui o tempo de desenvolvimento, o volume de retrabalho e os atrasos. Como resultado, há impactos positivos no resultado financeiro das empresas.
O que você achou de entender melhor o conceito de projeto, a definição de gestão de projetos e os principais benefícios de usar uma ferramenta de apoio na gestão? Gostou de nossas dicas para fazer um planejamento na prática e dos passos para a boa gestão de projetos?
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