Existem vários indicadores que podem ajudar a sua empresa quando ela estrutura seu processo de vendas e políticas de relacionamento com o cliente. Uma delas é o forecast de vendas. Ele é utilizado para dar mais previsibilidade sobre o resultado das ações utilizadas para conquistar novos clientes.
Ou seja, a partir dessa métrica a empresa consegue otimizar a distribuição de recursos e ter expectativas mais realistas. Como consequência, os seus times podem trabalhar com objetivos que sejam alcançáveis. Além disso, todos os processos comerciais terão maior previsibilidade sobre o que deve ser feito para atingir as demandas do mercado.
Quer saber mais sobre o forecast de vendas e por qual motivo ele deve ser utilizado? Então continue a sua leitura!
O que é o forecast de vendas?
O forecast de vendas, é um indicador utilizado para auxiliar gestores a identificar o potencial de geração de vendas em um determinado período.
Ele é gerado a partir do processo de planejamento ou previsão de vendas (ou sales forecasting em inglês), que tem por objetivo estimar vendas futuras para um melhor planejamento do negócio.
Por que o forecast de vendas é importante para o seu negócio?
O uso do forecast de vendas no ambiente corporativo deve ser visto como estratégico por qualquer negócio. A princípio, por ele ser um instrumento de gestão que torna as atividades mais alinhadas com a realidade do mercado. Se o negócio sabe o potencial de vendas que poderá ter nos próximos meses, será muito mais fácil planejar:
- o orçamento para a compra de matérias primas;
- o tamanho da equipe interna;
- a necessidade de ampliar a infraestrutura operacional;
- ações para alcançar as metas de vendas.
Ao mesmo tempo, as expectativas da empresa estarão melhor alinhadas. Todos saberão o potencial de vendas do negócio durante o período.
Vender é fundamental para qualquer empresa. Se as vendas são frustradas, a empresa não conseguirá atingir seus objetivos e até mesmo entrar em insolvência. Por isto é crítico estimar o comportamento futuro de vendas, para realizar mudanças de curso caso necessário.
Como o forecast de vendas é criado?
Existem várias formas de criar o forecast de vendas. O processo pode ser bem simples ou bastante sofisticado.
Por exemplo, a forma mais simples de calcular o forecast é criar uma lista com todas as oportunidades, valor e data estimada de fechamento. Se você quiser saber seu forecast para o próximo mês, é só filtrar as oportunidades que devem ser ganhas no próximo mês e verificar seu valor total.
Por outro lado, ele pode ser feito a partir da análise dos clientes, oportunidades em andamento e do estado em que o mercado se encontra (atividade econômica atual e futura, safra, clima, ambiente político, etc) e de dados históricos, que são utilizados para tentar estimar o futuro a partir de experiências passadas. Desse modo, os times podem fazer um trabalho de avaliação mais sustentável e com mais possibilidade de sucesso.
Veja a seguir os passos necessários para estruturar o seu forecast de vendas!
1. Faça um mapeamento das oportunidades e do mercado
A partir do seu funil de vendas, a empresa deve mapear as possíveis oportunidades. Os analistas devem saber quais são os contatos com maior potencial para a organização. Desse modo, será mais fácil direcionar esforços durante a captação de leads.
2. Verifique o histórico de conversões do negócio
A empresa também deve ter uma visão sobre a sua taxa de conversão média. Esse dado envolve os contatos que se tornaram propostas em potencial e os que realmente adquiriram os produtos e serviços da marca. Ele é de grande utilidade para validar as campanhas de marketing da organização e o seu planejamento.
É comum ponderar o potencial de vendas futuras com base no estágio do funil de vendas que a oportunidade está, bem como o prazo para que a venda ocorra.
Exemplo:
Imagine que duas empresas possuem tempo médio de fechamento de um negócio de 6 meses. Vamos considerar que cada uma delas possui apenas uma oportunidade com o mesmo valor (R$ 1.000) e a mesma meta de R$ 500 para os próximos 6 meses:
- A ACME tem uma oportunidade no início do processo. Ao examinar o histórico de vendas, você verifica que apenas 1 em 10 oportunidades neste estágio são ganhas. Desta forma, esta oportunidade terá probabilidade 10%.
- Já a oportunidade da XPTO está na fase de negociação, e segundo seu histórico, ela fecha 8 em 10 oportunidades neste estágio. Desta forma, a probabilidade de fechamento dela será de 80%.
Ou seja, sem nenhuma ponderação, o forecast de vendas das duas empresas para os próximos 6 meses será de R$ 1.000, entretanto, fica claro que a probabilidade da XPTO atingir sua meta de vendas é bem maior que a ACME. Por isto, muitas empresas multiplicam o % de probabilidade do estágio do funil de vendas da oportunidade pelo valor da oportunidade para determinar sua previsão de vendas.
Utilizando nosso exemplo, a ACME teria R$ 100 e a XPTO R$ 800. Com este indicador, os gestores da ACME verão claramente que precisam agir com urgência para tornar seu forecast maior para conseguir atingir seus resultados.
3. Avalie o estado do mercado
Vendas não dependem apenas da qualidade das estratégias utilizadas. Crises ou períodos de expansão podem impactar bastante as vendas. Neste aspecto, é importante lembrar que nem sempre uma crise é maléfica para sua empresa e períodos de crescimento podem também afetar negativamente o negócio, com o aumento de concorrência e custos. Portanto, sempre faça uma análise das tendências econômicas de seu setor.
4. Mantenha uma rotina regular de avaliação do forecast
Revise o forecast regulamente junto com sua equipe. O intervalo de tempo depende do dinamismo do negócio. Algumas empresas revisam semanalmente, outras mensalmente, etc. A temperatura das oportunidades de negócio muda com muita rapidez. O forecast precisa refletir isto, para ser o mais preciso possível.
5. Melhore o processo continuamente
Utilize os dados históricos para analisar a precisão das previsões e detectar outros insights.
O forecast de vendas é igual ao funil de vendas?
O funil de vendas não deve ser confundido com o forecast de vendas. O funil é um processo utilizado para gerenciar leads e oportunidades ao longo de todo o ciclo da jornada do cliente.
Todo gestor comercial deve ter em mente que o funil de vendas é uma das bases de seu forecast. Portanto, é preciso registrar oportunidades, o valor, estágio e data prevista de fechamento destas oportunidades para que se consiga gerar o forecast ou previsão de vendas. Ou seja, todos os times devem saber quais são as melhores formas de gerenciar o processo de vendas com segurança e foco no cliente. Isso maximizará as vendas a médio e longo prazo, além de manter o posicionamento da marca otimizado.
Portanto, o funil de vendas é o processo e o forecast de vendas, o indicador de receita num determinado período a partir das oportunidades do funil de vendas.
A dica é utilizar um bom CRM, como o Microsoft Dynamics 365, para a automação dos processos de vendas, facilitando a gestão do funil de vendas e permitindo obter uma previsão de vendas precisa.
Conclusão
Todas as empresas devem ter estratégias de vendas. Para que se acompanhe se a estratégia está funcionando, é fundamental ter um processo ou funil de vendas e acompanhar o forecast de vendas, que indicará o potencial provável de vendas no futuro. Com base na análise do forecast, é possível verificar se a estratégia está funcionando ou não, com base na expectativa de receita futura, permitindo eventuais ajustes caso a a previsão de vendas esteja abaixo do esperado. O forecast de vendas é um indicador fundamental para planejamento da empresa.
Portanto, não deixe de investir no uso do forecast de vendas no seu dia a dia. A partir dele a empresa poderá estruturar estratégias mais inteligentes e realistas. Assim, riscos serão evitados e todos poderão utilizar os recursos disponíveis da melhor forma possível. Lembre também que um software para CRM ou automação de vendas pode ajudar muito neste processo.
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