Como usar workflows de maneira efetiva na gestão de projetos
A administração de uma empresa em crescimento deve ser constantemente aperfeiçoada. Nesse cenário, a gestão do fluxo de trabalho por meio de workflows ganha um papel de destaque durante o processo.
Para tanto, o ideal é dominar o conhecimento técnico sobre o tema e elaborar um planejamento específico de caráter financeiro, produtivo e qualitativo. Mas, antes disso, se torna necessário entender melhor os benefícios e as vantagens oriundas da efetivação do sistema no gerenciamento de projetos.
Quer saber como colocar o plano em prática? Neste post, vamos informar de que maneira é possível estabelecer um workflow efetivo para a gestão de projetos. Acompanhe a leitura e entenda!
O que é workflow?
O workflow é um fluxo de trabalho cuja atuação se baseia em organizar e gerenciar informações, documentos ou demais operações que ocorrem entre as equipes e os profissionais envolvidos em projetos. Nesse sentido, é necessário investir em uma comunicação centralizada e automatizada entre a equipe.
Nesse sentido, diversos softwares possuem capacidade de se criar workflows: sequencias de tarefas disparadas a partir de um evento. Isso pode ser feito por meio da implementação de um sistema adequado. Na verdade, todo projeto é formado por diversas etapas, que abrangem desde o surgimento da ideia até a entrega efetiva do resultado ao cliente. Diante dessa circunstância, é fundamental ter a capacidade de organizar cada parte do fluxo de trabalho para obter sucesso.
Por que usar o workflow?
Confira algumas razões que demonstram que sua empresa deveria começar a aplicar o workflow na gestão de projetos.
Otimização dos processos
Um dos principais objetivos do workflow é otimizar os processos que ocorrem durante a execução do projeto. Esse sistema atua evitando erros e identificando brechas que podem ocasionar problemas maiores e influenciar o resultado final. Dessa forma, os recursos (tempo, financeiro e capital humano) passam a ser implementados de modo apropriado.
Padronização
Apesar de muitas empresas investirem na organização, agilidade e eficiência das atividades, ainda se nota certa ausência de padronização nos processos principais. Essa situação inquietante costuma trazer lentidão, falta de integração e problemas na comunicação entre as diversas fases do projeto.
Como consequência, podem surgir falhas na fluidez nos processos. Por outro lado, quando ocorre a padronização dos procedimentos, cuja função é efetuar o desenvolvimento do projeto, há uma diminuição dos erros.
Mais produtividade
O workflow na gestão de projetos também contribui para trazer agilidade ao ciclo produtivo. Desse modo, há a eliminação de etapas e processos considerados pouco relevantes ou até inúteis e desnecessários.
Assim, tais partes podem ser retiradas do projeto. O resultado é uma maior produtividade em cada ciclo de produção — além de possibilitar entregas mais rápidas dos projetos.
Maior controle do projeto
O workflow também pode ser implementado por meio da automação de processos do projeto. Esse sistema permite controlar, monitorar, comunicar e visualizar todas as fases e atividades que estão dentro do processo. Dessa forma, é possível conhecer com mais clareza as responsabilidades de cada indivíduo, bem como obter e compartilhar as informações com riqueza de detalhes.
Como seria um workflow para gestão de projetos?
A seguir, conheça algumas etapas que devem fazer parte de um fluxo de trabalho (workflow) de gestão de projetos.
Alinhe as expectativas com o planejamento do projeto
Antes de tudo, é necessário alinhar as expectativas das pessoas com os projetos. Para tanto, o gestor tem o papel de garantir que toda a equipe entendeu, de fato, qual é a importância e o objetivo do projeto — inclusive os resultados a serem alcançados. O recomendado é investir em algumas ferramentas de comunicação e integração que proporcionem mais coesão, identifiquem falhas e previnam os erros.
Documente as informações que são mais importantes
Geralmente, os projetos complexos costumam ser bem específicos e apresentar características próprias de implementação, demandando mais atenção e cuidados. Por isso, é importante documentar todas as informações consideradas mais importantes.
Tal estratégia permite que os funcionários tomem conhecimento das fases e de suas ordens, além de todos os procedimentos a serem executados. Com isso, há uma redução nos erros e os retrabalhos são evitados.
Delegue tarefas e responsabilidades
É possível delegar os afazeres a colaboradores que têm maior capacidade técnica e envolvimento com o assunto. Para tanto, o ideal é definir quais ações devem ser colocadas em prática e dar orientações a fim de auxiliar os responsáveis pela execução da tarefa. Recomenda-se dividir as responsabilidades de maneira justa e balanceada.
Elabore um planejamento
O planejamento do projeto precisa ser bem estruturado e feito com cautela. Além disso, devem-se evitar mudanças repentinas e que não estavam previstas, salvo se estiver diante de um imprevisto ou for para otimizar o processo e trazer mais produtividade. Dessa forma, o sistema de workflow terá maior êxito.
Estabeleça períodos de mensuração
Um workflow vai muito além da distribuição de tarefas. É necessário se dedicar ao monitoramento dos resultados, com o intuito de identificar pontos de melhorias e efetuar as devidas modificações. Nesse sentido, é interessante utilizar os indicadores de sucesso de cada fase com os respectivos períodos de acompanhamento, fazendo uma avaliação dos resultados concretos.
No caso da metodologia Scrum, tal medida é facilmente definida, uma vez que os encontros e as reuniões para o estabelecimento das estratégias são promovidos quase diariamente.
Por que é importante escolher uma metodologia de execução?
A escolha da metodologia adequada para executar o escopo é importante tanto para os projetos simples ou complexos. A metodologia, ágil ou tradicional definirá o workflow de atividades do projeto A metodologia definirá o workflow de atividades.
Professional Services Automation (PSA)
Conforme a equipe e a quantidade de projetos cresce, torna-se mais difícil gerenciar todo workflow de atividades da empresa. Para facilitar este processo de gestão, é possível utilizar uma ferramenta de automatização de serviços de projetos ou serviços profissionais. Um software de PSA (Project Service Automation) possui funcionalidades adicionais aos softwares de gestão de projetos, integrando e automatizando mais processos.
O PSA é uma ferramenta automatizada e integrada de sistemas que possibilita a gestão de projetos de modo organizado. O PSA traz melhoria aos resultados e permite alocar os investimentos de forma inteligente.
Na verdade, se trata de um software que foi criado para oferecer suporte a empresas que vendem serviços ou projetos como, especialmente advocacia, engenharia, auditoria e consultoria em TI.
O PSA costuma englobar as seguintes soluções:
- gestão comercial
- gestão de projetos;
- gestão de recursos;
- gestão de competências;
- gestão financeira;
- controle de horas e despesas;
- colaboração;
- análise / business intelligence.
A implementação de um sistema que automatize os workflows de gestão de projetos é uma excelente estratégia para otimizar as operações e alcançar melhores resultados em todas as fases de um projeto.
Sua empresa já utiliza essa ferramenta? O que você pensa sobre tal sistema? Deixe um comentário abaixo contando sua opinião!
