O trabalho remoto ou teletrabalho, como diz a legislação brasileira, ganhou força com os avanços tecnológicos que permitem que os colaboradores possam realizar suas atividades fora do espaço físico da empresa. Segundo a FlexJobs, o trabalho remoto teve um aumento de 22% entre 2017 e 2018. A pandemia mundial do Covid-19, em 2020, fez com que muitas empresas precisassem se adaptar a essa nova realidade e começar a trabalhar remotamente.

Entretanto, pode não ser um processo fácil para quem nunca trabalhou nesse modelo. Por isso, é importante que as empresas auxiliem seus colaboradores na adaptação desse novo modo de trabalho, disponibilizando ferramentas, acompanhando e motivando, além de criar canais de comunicação eficazes.

Neste post, vamos te explicar o que é o trabalho remoto e como ele pode trazer benefícios para sua empresa se realizado de modo correto e, ainda, apresentar 4 dicas para uma gestão de trabalho de remoto de sucesso!

Entenda o que é trabalho remoto

O trabalho remoto pode ser definido como um modelo de trabalho que permite que as atividades de um profissional sejam executadas à distância. Os espaços para a realização dessas atividades podem ser a residência do colaborador, coworking, quarto de hotel ou outro local com acesso à internet. Vale ressaltar que o homeoffice é um trabalho remoto, entretanto, como o nome diz, realizado somente em casa.

A flexibilização do horário é uma característica dessa modalidade, entretanto, as tarefas a serem executadas e as metas a serem atingidas permanecem as mesmas. Por isso, saber gerir as horas trabalhadas e a produtividade é extremamente importante.

Quando realizado de forma correta, o trabalho remoto permite o aumento da produtividade, uma vez que os colaboradores estão mais motivados e sem o estresse do deslocamento. Além disso, há uma economia com o custo operacional devido à diminuição de consumo de luz, água e de alguns impostos.

Conheças as 4 dicas para ter sucesso na gestão do trabalho remoto

Agora que você já conhece alguns dos benefícios que o trabalho à distância oferece, descubra como promover essa nova modalidade de maneira que seus colaboradores possam se adaptar a essa realidade da melhor forma.

1. Oriente seus colaboradores sobre o trabalho remoto

Por vezes, os colaboradores não estão preparados para essa nova realidade. Por isso, eles precisam ser orientados sobre como definir um horário para trabalhar, ter uma estação de trabalho e quais serão as tarefas a serem executadas e seus respectivos prazos. Além disso, é necessário apresentar métodos de organização para um melhor alcance da produtividade.

É importante que a empresa também ofereça condições para que o trabalho possa ser realizado a distância, como: computadores, internet, linha telefônica, softwares, etc.

2. Mantenha sua equipe motivada

Para garantir que sua equipe continue produzindo de maneira eficiente, é preciso mantê-la motivada. Em vista disto, procure metodologias como gamificação, que é um método que motiva os colaboradores por meio de pontuações e conquistas. Desse modo, pode-se verificar e monitorar o desempenho das tarefas executadas.

Outra metodologia que pode auxiliar os profissionais a serem produtivos e motivados é a técnica Pomodoro, que consiste em trabalhar por 25 minutos e ter 5 minutos para fazer uma pausa. Intercalando dessa maneira, é possível ter um equilíbrio e evitar que fiquem sobrecarregados.

3. Evite ruído de comunicação

A comunicação é essencial para que o trabalho remoto seja eficiente e haja um alinhamento entre os envolvidos. Assim, dê uma atenção especial para esse item. Crie canais de comunicação como troca de e-mails, envio de mensagens instantâneas, videochamadas e outros.

Desse modo, o contato frequente permite que haja feedback, esclarecimento de dúvidas e evita qualquer ruído na comunicação. Deve-se tomar o cuidado em não se exceder na troca de mensagens, pois pode atrapalhar o andamento das atividades.

4. Faça reuniões por videoconferência

As reuniões ajudam a acompanhar e alinhar o andamento dos projetos, além de oferecer uma maior interação entre os membros da sua equipe e incentivar o envolvimento deles compartilhando soluções, possíveis dificuldades, etc.

A sensação de isolamento que o trabalho remoto promove pode ser prejudicial à saúde mental. Sendo assim, é essencial que atividades como happy hour virtual ou conversas mais informais sejam realizadas.

Descubra algumas ferramentas para ajudar no trabalho remoto

Algumas ferramentas podem ajudar na produtividade do teletrabalho. Confira algumas a seguir.

Google Drive

É um recurso gratuito para armazenar e compartilhar arquivos na nuvem. Ele permite que os arquivos fiquem centralizados, possam ser acessados de qualquer local e sejam organizados em pastas. Além disso, é possível dar acesso apenas para pessoas autorizadas.

O Google Drive é seguro e prático, e por ele é possível compartilhar documentos, planilhas, fotos, vídeos, apresentações e outros.

Trello

Um excelente aplicativo de gestão de tarefas bastante visual, disponível em versão gratuita e paga. Seus quadros, listas e cartões são inspirados no método Kanban, e auxiliam no gerenciamento de cada atividade diária.

As atividades a serem realizadas são deslocadas seguindo uma linha do tempo até sua conclusão, sendo possível incluir em cada tarefa quem é o responsável, o que é preciso fazer e seu prazo de entrega.

Zoom

O Zoom é uma excelente plataforma para fazer suas videoconferências. A versão gratuita permite conectar-se com até 100 pessoas por 40 minutos, e a versão paga possui um limite maior de tempo e participantes, além de outros recursos. Também é possível compartilhar a tela do seu computador e gravar as reuniões, deixando-as disponíveis para serem vistas posteriormente.

Slack

Permite que você concentre todas as informações de um projeto em um único lugar e sua equipe interaja de forma a contribuir melhor para seu sucesso. Você pode criar equipes e organizar mensagens por canais privados ou públicos. As trocas de mensagens podem ser entre duas pessoas ou em grupo.

Além disso, a plataforma também possibilita que haja o envio de arquivos de vários formatos e a realização de videochamadas.

Office 365 (agora Microsoft 365)

O Office 365 reúne os aplicativos de produtividade Word, Excel, Outlook e Powerpoint que todo mundo conhece, com serviços em nuvem para armazenamento de documentos (One Drive e Sharepoint), chat, áudio e vídeo conferência (Teams) e gestão de tarefas (To-Do e Planner). Há planos gratuitos, direcionados para usuários domésticos, pequenas e médias empresas, grandes empresas e setor de educação, apenas com serviços ou que também incluem os aplicativos.

Para empresas, o Office 365 oferece diversas ferramentas para segurança, algo cada vez mais fundamental para proteger os ativos digitais de sua empresa e privacidade de clientes e colaboradores. Por exemplo, o Secure Score, “oferece a visibilidade, informações e orientações necessárias para maximizar a postura de segurança da empresa, aproveitando ao máximo a proteção do Microsoft 365 e Azure”.

O Office 365 inclui também o Power Apps, Power Automate e Forms, que permitem construir aplicativos, automatizar tarefas, gerar alertas e coletar dados de forma muito simples.

Ou seja, com o Office 365, você obtém todas as ferramentas que você precisa para otimizar o trabalho remoto em um único lugar, com aplicativos integrados e seguros.

Por fim, o trabalho remoto pode se tornar uma alternativa para muitas empresas, até mesmo depois da pandemia. Por isso, as organizações devem fornecer ferramentas e condições para que seus colaboradores possam fazer suas atividades. Além disso, é importante ter uma comunicação limpa e proporcionar um ambiente motivado, desse modo, a produtividade da sua equipe não sofrerá impactos.

Agora você já sabe sobre gestão de trabalho remoto. Não deixe de compartilhar em suas redes sociais para que mais pessoas conheçam as facilidades desse recurso!