Gerir a cadeia operacional de um negócio não é tarefa fácil. Seja durante projetos, seja em rotinas normais, é fundamental ter um acompanhamento robusto dos prazos de cada atividade. Nesse sentido, utilizar ferramentas como o timesheet pode ser uma ótima ideia.

O timesheet registra o tempo que profissionais direcionam às tarefas diárias. Isso facilita o controle das horas gastas em projetos e da produtividade das equipes. Como resultado, o gestor pode minimizar atrasos, avaliar o custo de cada processo ou atividade e garantir que todos sempre tenham elevada performance.

Quer saber mais sobre o timesheet e como essa solução pode ser utilizada no seu dia a dia? Então, confira o conteúdo a seguir!

O que é um timesheet?

O timesheet permite que gestores acompanhem quais são as tarefas executadas e o tempo gasto com cada uma. Assim, o nível de produtividade de todos os times pode ser mensurado sem erros.

Como os timesheets funcionam?

Os timesheets funcionam como um banco de dados sobre o trabalho da empresa.

A partir das informações registradas é possível medir o tempo médio para executar cada atividade e os dados podem ser confrontados com o retorno financeiro obtido. Desse modo, ficará mais fácil definir se os profissionais estão dentro do padrão de produtividade esperado.

Um timesheet pode ser utilizado durante a prestação de serviços e em projetos internos. Durante a prestação de serviços, a ferramenta é útil para validar o valor cobrado pela empresa. Afinal, é por meio do timesheet que os serviços executados durante determinado período de tempo serão registrados de modo preciso.

Já em projetos, o timesheet facilita a verificação do nível de produtividade e a aderência a prazos de todos. Isso fornecerá insights para os gestores relacionados a práticas que possam ser replicadas ou erros que devam ser corrigidos. Ou seja: facilita a otimização do modo como o projeto é executado ao longo da sua evolução, melhorando os resultados finais.

Times de Recursos Humanos podem incorporar os timesheets para validar a performance individual de cada colaborador. As ações de todos os funcionários serão identificadas rapidamente. Com isso, ficará mais fácil gerenciar o banco de horas, os intervalos e as pessoas que podem ser promovidas a médio e longo prazo.

Por que a empresa deve utilizar o timesheet no seu dia a dia?

O uso do timesheet no ambiente corporativo se justifica por vários motivos. No caso da gestão de projetos e das empresas que lidam com a prestação de serviços, ele pode ser crítico. Confira os motivos a seguir!

Cobrança precisa de serviços

Muitas empresas de serviços recebem de seus clientes com base nas horas trabalhadas. Desta forma, é fundamental que todos apontem nos timesheets as horas trabalhadas, para que elas possam ser devidamente cobradas dos clientes. Não ter controle sobre as horas trabalhadas pode constituir uma grande fonte de perda para as empresas.

Mensuração de custos

Por meio do timesheet, a empresa pode precificar com precisão todas as suas atividades. Isso se dá a partir da comparação entre o valor investido, o tempo necessário para executar a atividade e o retorno financeiro que ela traz. Assim, o gestor pode validar quais são as melhores formas de executar uma atividade.

Ao mesmo tempo, a precificação e estimativa de preço dos projetos se tornam mais precisas, pois a empresa terá como identificar o tempo e o nível de recursos necessários para atender às demandas de cada cliente. Como consequência, todos os orçamentos serão feitos com foco na proposta de maior custo-benefício possível.

Melhor planejamento

O ser humano é muito ruim em estimar esforço e prazos. Desta forma, ter um banco de dados histórico com o tempo gasto nas diversas tarefas e consultá-lo permite o melhor planejamento de prazos e preços de serviços similares. Serve também como ferramenta de autoavaliação, para que os profissionais entendam o tempo/custo de cada atividade, e identifiquem pontos de melhoria.

Economia de recursos

Identificar prejuízos e desperdícios é algo fundamental para toda empresa. Com a integração do timesheet ao dia a dia do negócio, isso pode ser feito com muito mais facilidade: basta que os times registrem todos os dados necessários para que o gestor valide quais são as rotinas mais econômicas.

A partir dessas informações, otimizar os fluxos de trabalho será algo muito mais fácil. É possível comparar o tempo utilizado por cada equipe ou profissional para tarefas similares, permitindo identificar boas práticas ou problemas. A partir desta identificação, é possível replicar uma boa prática para toda equipe ou por exemplo, treinar melhor ou orientar profissionais que estejam abaixo da média. Isso vai garantir que toda a cadeira operacional passe a trabalhar com um padrão unificado de qualidade.

Aumento da produtividade

Saber quais são as áreas que trabalham com mais eficiência e prazos reduzidos também garante uma ampliação da produtividade interna. Isso será feito da mesma forma que o timesheet é utilizado para reduzir custos: a partir da comparação entre os resultados dos times.

Por isso, o timesheet deve ser utilizado de modo contínuo. Se a empresa mantiver um banco de dados de longo prazo, avaliar o impacto das decisões do planejamento será mais fácil. Além disso, o gestor terá uma visão abrangente sobre como as equipes reagem a diferentes cenários, tornando as escolhas mais simples e robustas.

Estabelecimento de uma comunicação mais eficiente

A comunicação é um dos pontos mais importantes para o dia a dia de uma empresa. Comunicar-se corretamente garante que as atividades sejam feitas dentro do prazo e com os padrões esperados. Além disso, evita riscos e conflitos que possam prejudicar o resultado de cada rotina.

O timesheet torna a comunicação e a definição de requisitos mais robustas e diretas, uma vez que a empresa pode validar com todos os seus times um padrão uniforme de qualidade. Como consequência, cada equipe terá a chance de se planejar para atingir o padrão mínimo de produtividade que é demandando pela marca.

Como implementar um timesheet?

O conceito do timesheet é muito simples. Se você quiser controlar seu timesheet, ou de uma pequena equipe, basta criar uma planilha Excel e registrar as seguintes informações fundamentais e outras complementares a seu negócio:

  • Dia
  • Quantidade de Horas
  • (Projeto ou Cliente)
  • Atividade
  • Observações

Utilizando os recursos de gráficos e tabelas dinâmica, será fácil criar os primeiros indicadores. Para pequenas equipes, você pode criar também um Power Apps para facilitar o lançamento das informações e gravar as informações no Sharepoint Online.

Para grandes equipes, podem ser necessários muito mais detalhes, como horas extra, centros de custo, aprovações, agenda, perfil e disponibilidade de profissionais. Além disto, o grande volume de informações pode dificultar o processamento e análise. Nestes casos, utilizar softwares específicos para gestão de projetos ou serviços, como o Dynamics 365 Project Service Automation podem ajudar bastante.

Conclusões – Timesheet

Um dos pontos que toda empresa busca para se tornar mais competitiva é aumentar a produtividade. Garantir que os profissionais sejam ágeis e se mantenham aderentes aos prazos reduz prejuízos e aumenta a satisfação do consumidor. Isso contribui para que o negócio se mantenha competitivo e à frente da concorrência.

Nesse cenário, o uso do timesheet deve ser sempre disseminado pela empresa. A ferramenta facilita o acompanhamento da evolução das tarefas e a produtividade dos times. Assim, todos podem evitar que gargalos passem despercebidos e não sejam corrigidos antes de causarem um grande impacto nos resultados do negócio.

Para otimizar a gestão do seu tempo e garantir que o impacto do uso de um timesheet seja mais eficaz, o software de gestão é uma ótima aposta. Ele consegue facilitar o gerenciamento de grandes times e a evolução das tarefas. Assim, você pode acompanhar todo o fluxo de trabalho no mesmo local e em tempo real.

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