A elaboração de projetos é um processo natural em diversas empresas. Para conseguir excelentes resultados, é muito importante definir o escopo e Big Data, facilitando a execução das tarefas e a obtenção dos resultados.
Um gerenciamento de projeto eficiente se inicia com a compreensão sobre as suas partes e as etapas fundamentais para que tais ideias se tornem realidade.
Isto posto, saber o que é o escopo de um projeto, a sua importância e como ele pode ajudar no desenvolvimento do seu negócio é uma maneira de executar excelentes atividades e se destacar no mercado.
Não é incomum que ao gerir um projeto, muitos profissionais não tenham ideia do tamanho e complexidade das atividades que serão necessárias.
É neste momento que o escopo do projeto entra, ajudando a cumprir com o que deve ser entregue no prazo e o orçamento definido, sem deixar as equipes de trabalho sobrecarregadas e identificando melhor os pontos de mais complexidade e urgência.
O que é escopo de projeto?
O escopo de um projeto consiste em todas as ações feitas para conseguir entregar um produto, resultado ou serviço.
É uma maneira de estabelecer limites ao projeto, determinando as metas, prazos e entregáveis. Afinal, ao determinar tais aspectos, você pode ter mais confiança de que as metas e objetivos serão atingidos dentro do prazo, sem sobrecargas ou riscos ao negócio.
A definição a respeito do escopo de trabalho não é algo feito por uma única pessoa. Pelo contrário, é importante que todos os profissionais que participam do projeto estejam em sintonia e compreendam seu papel no desenvolvimento do negócio.
Assim, é possível definir se todos estão cientes e engajados com as propostas dos projetos para serviços de contabilidade preços, por exemplo.
Nesse sentido, o escopo deve ter informações fundamentais sobre o projeto, como:
- Descrição;
- Metas e objetivos;
- Limites;
- Entregas;
- Prazos e custos;
- Responsáveis;
- Premissas e restrições;
- Atividades.
Estas são apenas algumas informações que podem estar presentes no escopo de um projeto, já que pode haver variações conforme as decisões dos profissionais e necessidades que o projeto exige.
A principal finalidade do escopo é dar foco à execução das atividades e, consequentemente, ao projeto, facilitando o gerenciamento.
Se você está, por exemplo, na equipe de lançamento de marketing de cursos de gestão empresarial ou outro produto, é importante estar em sintonia com todos os envolvidos no projeto, promovendo insights mais significados e resultados mais expressivos.
Dependendo da complexidade do projeto, os responsáveis podem definir um processo para controle de mudanças, algo que facilita muito os processos de gerenciamento.
Por que a definição do escopo é tão importante?
O escopo de um projeto consiste em recursos e em todo trabalho que deve ser feito para que a entrega do produto, serviço ou resultado aconteça corretamente, com as funções e características especificadas.
Ao ter um escopo bem definido, os processos de negociação com o cliente se tornam mais fáceis, além de estabelecer uma boa comunicação.
Um gerenciamento eficiente do escopo garante que tudo aconteça conforme o planejado, atendendo as necessidades internas e externas das empresas de contabilidade gerencial e financeira.
Quando o assunto é definir o escopo do projeto, os gestores estão tratando de um entendimento comum sobre o que está ou não incluído na execução do projeto, e não apenas do orçamento disponível ou do cronograma.
O escopo precisa alinhar os objetivos da empresa com as expectativas dos clientes, e uma das suas funções é evitar problemas de relacionamento, seja com o público interno ou externo.
Além disso, um bom escopo permite estabelecer um acordo interessante a respeito dos resultados, orientando melhor a resolução de conflitos de entregas e outros ruídos que poderiam surgir durante a execução do projeto de assessoria trabalhista.
Para ter mais qualidade e aproveitar esses benefícios, é preciso ter atenção a alguns pontos importantes do escopo, como:
Prevenção de custos e perdas
Em alguns momentos, por falha de comunicação, o projeto pode necessitar de mudanças.
Isso pode afetar diretamente os custos e o cronograma, gerando perdas financeiras, de tempo e até gerar desmotivação da equipe.
Ao desenvolver um bom escopo, reduz-se esse risco. No entanto, caso algumas alterações sejam necessárias, é importante recorrer ao documento para detalhar essas mudanças, criando um registro dos processos.
Controle de etapas
É a partir do escopo que os gestores podem controlar o que é adicionado ou removido ao longo da execução do projeto, além de estabelecer quais mecanismos serão utilizados para controlar fatores que resultam em mudanças previstas ou não.
Sem a definição do escopo do projeto é impossível definir custos e o tempo necessário para executar todas as etapas de uma auditoria contábil, por exemplo, entre outros trabalhos.
Nesse sentido, gerenciar um escopo de modo eficiente exige uma boa comunicação do gestor, assim os colaboradores podem entender e concordar com a forma que as tarefas serão executadas para alcançar as metas e objetivos estabelecidos.
Aumento da qualidade de entregas
O escopo do projeto tem um papel muito importante para os colaboradores envolvidos, mas também para os stakeholders, que atuam no desenvolvimento estratégico dos negócios.
Um escopo detalhado aumenta a satisfação dos clientes e a qualidade do trabalho que será realizado, mantendo todos esses contatos cientes dos processos, ideias, novidades e evoluções de um projeto.
Informações importantes para determinar o escopo do projeto
Por fim, existem alguns dados importantes que ajudam a definir o escopo de um projeto. São eles:
- Conhecer bem os objetivos;
- Criar produtos e serviços alinhados ao negócio e necessidade identificada;
- Entender a demanda;
- Identificar os recursos disponíveis;
- Determinar as necessidades para alocar os recursos.
Dicas para definir o escopo do projeto
Ao entender melhor o conceito, a sua importância e dados relevantes para o processo criativo e desenvolvimento de um escopo, é interessante conhecer dicas para criar um bom projeto para empresas de estacionamento em são paulo. As principais dicas são:
Defina os objetivos do projeto
Antes de definir o escopo, os profissionais precisam estabelecer os objetivos do projeto, ou seja, os ativos que a empresa planeja entregar até o fim do projeto.
Com isso, esse recurso ajuda a conquistar todos os objetivos de forma mais adequada e planejada. Contudo, primeiramente, os gestores precisam definir quais marcos pretendem alcançar com a empresa.
Crie um planejamento de recursos
Decidir os objetivos e metas é um ponto importante, mas os gestores também precisam entender quais são os recursos disponíveis para trabalhar.
No gerenciamento de projetos, os recursos podem abranger diversos elementos, desde a disponibilidade das equipes até o orçamento disponível para o desenvolvimento de serviços contabilidade.
Um planejamento para gestão de recursos, por exemplo, pode ajudar os profissionais a saberem melhor o que está disponível e como utilizar bem os recursos para o sucesso do projeto.
Definir a gestão de recursos antes de criar o escopo é muito importante, pois, deste modo, sabe-se a disponibilidade de itens e materiais para criar a declaração do escopo do projeto e fazer ajustes conforme a necessidade, além de identificar os custos previstos.
Faça um levantamento de outros recursos
Existem outros elementos relevantes para o início do projeto, mas você pode se concentrar no que mais afeta o escopo e desenvolvimento do seu projeto.
O escopo é o que permite documentar os limites, objetivos, orçamentos, recursos e os entregáveis.
Quando há algo que possa impactar nesses aspectos, por exemplo, o cronograma do projeto, é importante reunir todos os elementos e organizá-lo de modo que não prejudique a entrega final.
Elabore um esboço da declaração do escopo
Nesta etapa, é importante reunir todos os elementos de pesquisa que você já compilou em um mesmo lugar, ou seja, a declaração do escopo do projeto.
Dependendo do nível de complexidade, a declaração pode ser uma lista numerada ou ter parágrafos longos e, em alguns casos, uma declaração de trabalho completa.
A declaração do escopo do projeto precisa ter os objetivos descritos e indicar o que ele irá ou não abranger.
Para elaborar uma boa declaração do escopo, algumas perguntas podem ajudar, por exemplo:
- Por que a empresa está trabalhando neste projeto?
- Quais são os entregáveis e os objetivos?
- Quais são as limitações da equipe?
- Quantos funcionários estão disponíveis e qual o orçamento disponível?
- Quantas pessoas da equipe irão trabalhar no projeto?
- Qual o cronograma deverá ser cumprido?
- Qual o prazo de entrega?
- O que está de fora do escopo?
Estas e outras perguntas podem ajudar muito na criação da declaração do escopo do projeto de empresas terceirizadas para condomínios, entre outros diferentes projetos de produtos ou serviços.
Tenha a aprovação e adesão de todos os envolvidos
Antes de aprovar a declaração do escopo do projeto, é importante contar com a adesão dos envolvidos.
Este é um momento interessante para o gestor reorganizar processos, repensar as metas e objetivos do projeto e decidir o que deve (ou não) ser feito.
Quando o projeto já está em andamento, fica mais difícil modificar detalhes da declaração do escopo, por isso informar os participantes e contar com eles é importante para decidir detalhes essenciais do projeto antes de iniciá-lo.
Invista no escopo de projeto
Como pode ser percebido, o escopo do projeto é crucial para alcançar bons resultados com um protótipo ou alterações de serviços/produtos, alinhando todas as expectativas, custos e entregáveis.
Com esse documento, os negócios podem se beneficiar das seguintes vantagens:
- Clareza sobre as datas de entrega;
- Contratação de equipes específicas para cada estágio;
- Gerenciamento das equipes por horas trabalhadas (prestadores e aluguel de máquinas);
- Acompanhamento das entregas conforme a execução do projeto.
Portanto, dedicar tempo para a implementar o escopo de projeto na sua empresa é o modo de ter excelentes resultados, projetos de qualidade e um ótimo acompanhamento de todas as etapas.
Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
