Existem diversos fatores que podem causar problemas ao longo do desenvolvimento de um projeto, dificultando o sucesso das empresas. Por isso, compreender por que um projeto falha, pelo menos as razões mais comuns, é essencial para conquistar resultados melhores e mais consistentes.
Em um cenário empresarial complexo e extremamente concorrido, muitas são as situações que podem causar o fracasso de projetos ou impedir que atinjam os resultados esperados. Equívocos no alinhamento de expectativas também resultam em projetos não realizáveis ou com resultados indesejados.
Explicaremos agora os principais motivos pelos quais um projeto frequentemente falha, quais as situações mais comuns que levam a esse cenário e também que medidas adotar para evitar que isso aconteça em sua empresa. Veja nossas sugestões abaixo e tenha uma ótima leitura!
Entenda porque um projeto falha nas empresas
O desenvolvimento de projetos exige comprometimento e motivação da equipe além de um acompanhamento cuidadoso de prazos e cronogramas. Portanto, é fundamental que as expectativas sejam alinhadas de forma inteligente e de acordo com as possibilidades reais.
Explicaremos agora as causas e situações mais comuns que acarretam esse tipo de problema. Confira
1. falta de objetivos claros:
Não existe vento favorável para quem não sabe onde deseja ir.
Sêneca
Um projeto deve ter um objetivos claros e idealmente quantificáveis. Durante o projeto, haverão inúmeras decisões, e elas devem ser tomadas tendo em vista chegar ao objetivo final. Por exemplo, se o objetivo do projeto de implantação de um CRM é aumentar em 10% as vendas da empresa, quando algum requisito novo aparecer, deve-se pensar, isto realmente nos ajudará a chegar a este objetivo?
2. falta de planejamento: iniciar a realização de um projeto sem um planejamento consistente certamente levará ao seu fracasso porque, tanto a equipe quanto seu gestor não serão incapazes de compreendê-lo em sua totalidade, nem terão um guia que permita o acompanhamento dos processos durante sua realização.
3. falta de flexibilidade: pode parecer uma contradição, tendo em vista os itens 1 e 2, mas ao longo do projeto, poderão aparecer várias ideias novas, novas necessidades, situações excepcionais e mudanças de objetivo. Por exemplo, vale a pena entregar um projeto que atenda todos os requisitos iniciais, no prazo, dentro do custo previsto, mas que não atenda aos novos objetivos de negócio? Nós costumamos dizer que a única certeza que temos em um projeto, é que haverá mudanças 🙂
4. falha no acompanhamento: um motivo bastante comum para o insucesso de um projeto está na falta de controle e de acompanhamento de suas etapas, seja pela ausência de critérios claros ou pela inexistência de métricas objetivas para seu desenvolvimento.
5. falta de preparo e de engajamento da equipe: aqui é importante destacar que o despreparo da equipe leva a falta de engajamento assim como a falta de estímulo ao engajamento impactam negativamente nos resultados dos projetos. A equipe precisa ter qualificação suficiente, motivação e tenacidade para entregar bem um projeto. Projeto é mudança, é lidar com o desconhecido
6. falhas na comunicação: ao desenvolver projetos lidamos com uma enorme quantidade de informação, que deve ser compartilhada entre diversas pessoas e empresas. Muitas vezes erros ocorrem em função de textos imprecisos, informações não muito claras. É muito importante registrar informações, procurar ser o mais claro e preciso possível tanto na comunicação escrita como oral, preparar-se e prestar atenção em reuniões, definir bem responsáveis, tarefas e prazos.
7. falta de atenção aos detalhes: este item relaciona-se com outros três problemas falta de planejamento, acompanhamento e comunicação. É preciso acompanhar de perto os detalhes, mudanças, questões (issues) do projeto, evitando que trabalho seja desenvolvido de forma errada e questões virem problemas.
8. expectativas utópicas: sempre que os pontos citados acima não forem criteriosamente observados à priori serão geradas expectativas incompatíveis com as reais possibilidades de execução. Isso, certamente ocasionará o fracasso ou, na melhor das hipóteses, o descontentamento com seus resultados. Por isso, é fundamental alinhar as expectativas, da equipe e dos clientes, de acordo com uma análise fundamentada do orçamento disponível, da qualificação da equipe e de sua capacidade de atendimento dos prazos.
Veja quais medidas evitam que um projeto falha
Agora que você entendeu quais são os principais motivos de falhas na execução dos projetos, é interessante também compreender quais estratégias permitem seu êxito. Existem diversas maneiras de potencializar o desenvolvimento de projetos e de tornar sua equipe mais eficiente, por isso listamos algumas que podem ser implementadas com sucesso em sua empresa.
Manter o engajamento da equipe, prestar atenção às novidades do mercado e seguir um cronograma bem elaborado são os procedimentos essenciais para minimizar a ocorrência de falhas ao longo do seu desenvolvimento e garantir os resultados desejados. Veja abaixo algumas das estratégias mais eficientes para isso!
Manter a equipe engajada e participativa
Como dissemos anteriormente, uma das principais razões de falhas em projetos é a falta de preparo ou de engajamento da equipe em seu desenvolvimento. Isso é ainda mais comum quando tratamos de equipes que atuam somente em etapas específicas e que não contam com uma interlocução eficiente entre si pois todo ruído na comunicação prejudicará o trabalho.
Por isso, é interessante adotar estratégias que privilegiem o diálogo entre as equipes engajadas, estimule a pró atividade e a participação. Seja trabalhando no mesmo ambiente físico ou de forma remota, é imprescindível utilizar ferramentas de comunicação em tempo real e adotar processos colaborativos no desenvolvimento das tarefas.
Além de garantir que os profissionais atuem de forma mais eficiente, isso também diminui consideravelmente os índices de retrabalho, garantindo resultados melhores e evitando obstáculos desnecessários.
Estar atento às novidades do mercado
Outro ponto importante para garantir o sucesso dos projetos é estar atento às novidades do mercado, tanto no que tange aos sistemas organizacionais em si quanto a utilização de novas tecnologias que potencializam sua gestão e controle.
A adoção dessas ferramentas mais modernas, como as que possibilitam o compartilhamento de projetos, colaboração, o armazenamento na nuvem e a gestão remota são tendências que permitem otimizar todos os processos e tornam sua evolução mais eficiente.
Além disso, elas também privilegiam a pró atividade de todos os membros das equipes e, consequentemente, o cumprimento de prazos, além de servirem como incentivo a uma maior integração entre todos os times envolvidos nos processos, sejam eles remotos ou aqueles que atuam alocados na empresa.
Acompanhar e mensurar os resultados com frequência
Outro ponto interessante e que permite evitar que os projetos falhem, seja por estimativas incorretas de prazos ou por falta de supervisão das tarefas é a sistematização da frequência do acompanhamento e a mensuração dos resultados através de indicadores de performance.
Além de garantir que o gerente de projetos tenha uma visão mais clara de cada uma das etapas, tais indicadores permitem a mensuração e o acompanhamento dos processos, o entendimento dos obstáculos inesperados e os desafios já previstos, auxiliando nas tomadas de decisão.
Também é positivo destacar que, ao contar com indicadores claros e avaliações sistemáticas, será possível compreender quais pontos foram bem desenvolvidos e quais precisarão ser adequados ou melhorados para que a realização de projetos futuros seja mais eficiente.
Contar com uma empresa especializada
Como é possível concluir, existem estratégias e práticas que visam evitar problemas e que possibilita a compreensão do porque um projeto falha. Adotar condutas que mantenham a equipe engajada e participativa, estabelecer os indicadores para mensuração dos resultados são caminhos seguros e que trazem excelente retorno para a empresa.
Além disso, ao buscar soluções modernas para um acompanhamento inteligente do cronograma de execução, seu gestor ganhará mais agilidade na avaliação das etapas e do desenvolvimento das tarefas, e maior assertividade na tomada de decisões.
Por último, vale destacar que ao contar com uma empresa especializada e experiente na gestão de projetos, como a Smart Consulting, é possível acelerar a aplicação dessas estratégias e evitar que os projetos falhem.
Agora que você entendeu porque um projeto falha, quais são os principais motivos que levam a resultados inadequados e também as principais medidas que garantem uma execução eficiente, que tal pensar nos inúmeros benefícios que sua empresa terá com o suporte e a expertise da Smart Consulting? Então, entre em contato conosco!
