No momento de organizar um acontecimento que reúne muitas pessoas, a utilização de um sistema de gestão de eventos se especialmente relevante. São muitos os processos e contar apenas com esforço humano pode atrasar a reunião. De outro lado, temos ferramentas automáticas capazes de otimizar o tempo despendido nas tarefas, bem como proporcionar ganho em produtividade.
Este artigo falará a respeito desse sistema que têm se mostrado tão útil para a organização de feiras, congressos e workshops. Ao ler este conteúdo, você entenderá melhor do que se trata um sistema desse tipo. Saberá quais são os benefícios em utilizá-lo, bem como conhecerá as principais funcionalidades de um dos maiores softwares do mercado. Boa leitura.
O que é um sistema de gestão de eventos?
No mundo do marketing, as ações voltadas para a realização de eventos são essenciais. Acontecimentos desse tipo costumam reunir pessoas com interesses em comum, e disso podem resultar grandes negócios. Entretanto, é preciso ter foco e energia no momento de organizar tais eventos e usar uma ferramenta para ter o auxílio necessário faz bastante sentido, pois é possível alcançar um nível muito maior de excelência.
É nesse contexto que surgem os softwares voltados para a gestão de eventos. Eles apresentam recursos que ajudam a fazer uma organização de celebração praticamente sem falhas. Há ainda o adicional de atenderem tanto eventos no formato presencial quanto online. Este último tendo se tornado uma constante por conta da fatídica ocorrência da pandemia vivida nesses tempos mais recentes.
Entre as funcionalidades mais notáveis de um sistema de gestão de eventos podemos citar o gerenciamento de conferencistas e dos locais de realização, bem como de hotéis para hospedar participantes. Também é possível fazer o rastreio dos patrocinadores e gerir os passes de acessos dos usuários previamente cadastrados.
Quais são os benefícios de utilizar um sistema de gestão de eventos?
Acompanhe a seguir as principais vantagens conseguidas por meio do uso do software.
Redução de filas
Uma grande vantagem para os participantes de um evento organizado por meio de um software é a redução (ou inexistência) de filas, principalmente a de entrada. Isso é possível por conta da existência da automação. Apenas é necessário informar o nome ou algum identificados único e o procedimento de check in já está efetuado. Isso contribui até mesmo para a imagem do evento, que não acumulará um mar de pessoas em sua entrada.
Pagamento facilitado
Um sistema de gestão de eventos tem a facilidade de ofertar diversos meios de pagamento e é possível fazer isso a partir de diferentes dispositivos, como o computador ou mesmo o celular. Geralmente são aceitos todos os cartões de crédito (com parcelamento), boleto e débito. A integração da plataforma faz com que as operações ocorram em um ambiente seguro, dando mais garantias aos participantes.
Otimização de recursos do sistema de gestão de eventos
Uma grande preocupação de organizadores de eventos é quanto ao dinheiro gasto. Um software de gestão ajuda muito nesse sentido, pois pode-se trabalhar com uma equipe bastante enxuta, já que diversos processos são automáticos. Existe ainda a viabilidade de colocar o site do evento no ar por meio do sistema, o que dispensa a contratação de agências de marketing para o serviço ou mesmo a parceria com freelancers.
Economia de tempo
Com tantas funcionalidades práticas e sendo feitas de modo automático, uma vantagem acessória é permitida. Ela está relacionada ao ganho de tempo. Ao organizar as tarefas usando as ferramentas do software, mais tempo é liberado para outras tarefas também pertinentes ao evento. Isso traz comodidade e ganho de produtividade para a equipe envolvida preparação do acontecimento.
Quais são as funcionalidades oferecidas pelo sistema Dynamics 365?
Por ser uma aplicação em nuvem, o Dynamics oferece grande vantagem em suas funcionalidades, pois o custo de implantação se torna reduzido. Além disso, todos os seus processos são executados de forma segura e atendendo os princípios da nova LGPD. Acompanhe a seguir uma melhor explanação de algumas funções chaves da plataforma.
Configuração de eventos
Todo a utilização do software Dynamics 365 para o gerenciamento de ações de marketing começa com a realização do registro de eventos. Esse é o passo inicial e será responsável por fazer a orientação de todo o processo de planejamento. Logo após a execução dessa etapa já é possível fazer a configuração dos passes de participantes, preparação das equipes que trabalharão no evento e o gerenciamento de conferencistas.
O sistema proporciona ainda uma grande facilidade para empresas que costumam oferecer eventos semelhantes ao longo de um determinado período: é a criação de modelos de eventos. Usar essa funcionalidade garante uma larga vantagem de economia de tempo, pois os dados a partir do evento padrão podem ser copiados sempre que um novo encontro for organizado.
Agenda
Um dos pontos de controle mais sensível de um evento certamente é a organização da agenda, principalmente em grandes cerimônias com várias sessões. O sistema Dynamics 365 tem uma funcionalidade exclusivamente dedicada a esse fim e isso facilita bastante o trabalho.
É possível atribuir a cada participante que crie sua própria agenda de compromissos durante o evento. Também pode-se criar um calendário com cada sessão, listá-las e fazer o acompanhamento de participação. Além disso, também é permitido acompanhar o compromisso dos palestrantes e o rastreamento de patrocinadores, tudo organizado por meio de datas.
Gerenciamento de sessões e palestrantes
Normalmente, um evento é composto de uma série de sessões. Para melhor entender como o software atribui essa nomenclatura, basta pensar em uma exposição com vários estandes, ou ainda um congresso com diversas palestras. O sistema permite que sejam configuradas essas sessões de modo a melhor gerenciar todos os dados relativos a elas, como participantes e horário de realização.
Ainda é possível fazer a gestão dos palestrantes relacionados. No painel de configuração, é possível incluir a foto do profissional envolvido, suas informações de contato e dados biográficos e de carreira. Assim, os participantes poderão conhecer um pouco melhor a pessoa que conduzirá o encontro e decidir de quais sessões participará. Também é permitido fazer uma relação de todas as participações do palestrante no evento em curso.
Um sistema de gestão de eventos pode ser entendido como uma ótima ferramenta capaz de prover auxílio na tarefa de organização de uma celebração. Com ele, diversas tarefas podem ser automatizadas, garantindo mais produtividade para a equipe. O ideal é contar com um bom fornecedor da solução, como a Smart Consulting. Já são mais de 18 anos de mercado auxiliando empresas de médio e grande porte nas mais diversas demandas, sempre atuando como um parceiro Microsoft.
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