A falta de tempo e o excesso de custos são as principais preocupações nas mentes dos gestores. As duas variáveis estão correlacionadas e podem ser resolvidas quando tornamos os processos mais ágeis. Essa questão não é nova, mas encontrou seu ápice nos últimos anos, o que tem feito com que cada vez mais empresas utilizem as metodologias ágeis para gestão de projetos.

Existem diversos tipos de metodologias de gerenciamento que podem ser usadas em diferentes projetos. Dessa maneira, entender como os principais métodos funcionam se torna interessante, bem como conhecer quais são os melhores para cada contexto. Assim, é possível enfrentar todos os problemas no planejamento de custos, de tempo, de recursos e na gestão de crises com uma mentalidade moderna e eficaz.

Quer saber mais sobre essas técnicas para ganhar tempo sem atropelar processos? Neste artigo, vamos abordar os tipos de metodologias ágeis, como cada um deles funciona e de que forma podem otimizar os resultados na sua companhia. Não deixe de conferir os tópicos a seguir. Boa leitura!

O que são metodologias ágeis?

No início dos anos de 1990, com o crescimento do uso de computadores por parte das empresas, o desenvolvimento de software enfrentou uma crise com muitos atrasos nas entregas de aplicativos. Especialistas estimam que o tempo entre a demanda e a entrega da aplicação era de três anos na época.

Dessa forma, diversos profissionais começaram a trabalhar em busca de novas abordagens para eliminar o que consideravam atividades improdutivas dentro do desenvolvimento de software e gerar modelos que se adaptassem melhor à modernidade. Nesse contexto, surgiram os diversos tipos de metodologias ágeis.

O foco de tais métodos tem sido dinamizar os processos de desenvolvimento de software (embora seja possível utilizar metodologias ágeis em outras indústrias), de modo a eliminar os principais problemas que as empresas enfrentam em projetos. São estratégias e técnicas direcionadas para a colaboração de todos os membros dentro de pequenos ciclos do trabalho, utilizando o desenvolvimento incremental.

Ao lançar mão dos processos ágeis, é possível otimizar a eficiência durante a execução, pois uma grande tarefa se divide em etapas menores. Ou seja: para construir um grande projeto, o ideal é sempre dividi-lo em partes ou funcionalidades menores, para que fique claro o direcionamento que a equipe precisa seguir em cada etapa e se torne mais fácil alocar recursos ou definir o cronograma.

Assim, são obtidos melhores e mais rápidos resultados, já que se cria um ambiente de constante diálogo. Isso permite o controle de recursos e a transparência, além de garantir o feedback do cliente em cada etapa. Tais ações tornam o manejo das mudanças mais simples do que ao final de todos os processos.

Manifesto ágil

Já no início de 2001, um grupo de 17 profissionais que estavam envolvidos nas discussões para encontrar soluções que tornassem possível entregar mais rapidamente projetos publicou o Manifesto Desenvolvimento Ágil de Software.

No documento, encontram-se os princípios fundamentais para o desenvolvimento ágil, aplicáveis a todos os tipos de metodologias. De acordo com o manifesto, a equipe é considerada mais importante do que as ferramentas e os sistemas utilizados. Nesse sentido, tais metodologias priorizam as pessoas, sua criatividade, sugestões e insights.

Da mesma forma, há uma ênfase maior em entregar o software em funcionamento, mesmo que apenas algumas das partes se encontrem prontas, do que em fornecer uma documentação completa, extensa e detalhada, mas sem utilidade para o contratante. Como consequência, o cliente colabora intensamente com a equipe. Suas sugestões e esclarecimentos passam a ser mais importantes do que contratos ou outras formalidades.

Essas contribuições são possíveis devido ao fato de as metodologias ágeis terem ciclos rápidos de desenvolvimento. Os objetivos são: mostrar para o cliente a parte ou o módulo do software já criado, obter seu feedback sobre ela e verificar o que precisa ser alterado ou aprimorado antes de planejar o próximo ciclo ou precisar esperar o final do projeto.

As validações de qualidade se tornam peças fundamentais, que estão presentes em diversas etapas e ocorrem sempre que há necessidade (não apenas em um momento específico e predeterminado). Ser ágil é se concentrar em cada ciclo de produção, considerando que possíveis alterações ou reformulações não previstas anteriormente podem existir.

Metodologias tradicionais

Os conceitos de agilidade em gestão de projetos surgiram como uma resposta aos desafios impostos pelas metodologias tradicionais, principalmente no mercado de engenharia de software. Uma abordagem comum nesse contexto era o desenvolvimento no modelo waterfall ou em cascata, com fases rígidas e sequenciais, como coleta de requisitos, desenvolvimento e testes.

As metodologias tradicionais demandavam muita documentação e havia a exigência de seguir estritamente o mesmo conjunto de etapas independentemente do que a empresa estava criando no momento. Na fase de análise, os requisitos eram levantados e documentados de forma extremamente detalhada antes do software ser desenvolvido e testado.

Somente quando estava pronto o projeto era apresentado para o cliente, recebendo sua aprovação. Ou seja: os contratantes só poderiam se envolver mais ativamente com o produto ou serviço no final do processo inteiro, quando o resultado já havia passado pelos testes e pela implantação. No entanto, a vantagem de tal abordagem é que há mais controle e previsibilidade no resultado.

Mas trata-se de um procedimento pouco eficaz para lidar com mudanças ao longo do projeto ou garantir o atendimento das expectativas de forma integral. Quando alguma nova necessidade surgia ou era preciso realizar alterações, o processo voltava para a fase de análise, na qual a mudança era documentada e aprovada antes de retornar à etapa de desenvolvimento.

Porém, modificações ou novos entendimentos eram muito comuns durante tais tipos de projetos. Isso indicava que o processo acabava se tornando muito lento e por vezes o resultado não era o que o consumidor estimava obter.

Não havia suporte para a interação com o cliente, o que ocasionava um acúmulo de falhas até o final do projeto, gerava produtos que não agradavam aos contratantes e acarretava atrasos que prejudicavam o planejamento inteiro. Além disso, o esforço despendido para atender aos processos e gerar toda a documentação acabava por alongar o cronograma de execução do projeto, aumentando seus custos.

Como as metodologias ágeis podem ser aplicadas em projetos?

Apesar dos métodos ágeis terem nascido no mercado de desenvolvimento de sistemas, eles podem ser aplicados em inúmeros outros setores. Já existem propostas que os utilizam em estratégias para os recursos humanos, aprimorando a escolha de colaboradores ou abrangendo toda a gestão de pessoas.

Outra área que também tem adaptado as metodologias ágeis é o marketing. Elas são muitos úteis por se tratar de uma especialidade que está em constante transformação, e seu uso leva as equipes a responderem mais rapidamente ao mercado, focando no consumidor. Tal fator também as torna mais colaborativas e abertas para a melhoria contínua.

Esse modelo de trabalho simplifica o gerenciamento dos fluxos internos de informação e execução, estabelecendo um controle preciso das diversas variáveis que envolvem todos os processos, como tempo, custos, escopo, funcionalidades e qualidade.

Para garantir eficiência em sua aplicação, a empresa precisa investir em alguns aspectos. Os principais deles são a motivação e o engajamento dos colaboradores, já que são eles quem assumem um papel-chave, no qual todos devem conhecer muito bem a filosofia ágil e trabalhar com foco na colaboração, integração e no cliente.

Também é necessário implementar profundas mudanças no mindset dos profissionais envolvidos em todos o níveis hierárquicos, a começar pela gestão. Ser ágil significa priorizar o sucesso do cliente, aprender a colaborar com ele, adaptar-se a mudanças frequentemente e realizar entregas em ciclos rápidos.

Deve-se entender que é melhor entregar um resultado parcial e funcional do que seguir por um período muito longo sem feedbacks e entregar um produto pronto, mas que não atenda ao contratante.

Como a mentalidade ágil está sempre pronta para o inesperado, sendo continuamente movida por mudanças, é interessante adotar ferramentas e sistemas que auxiliem a administração dos projetos. Assim, é possível promover a integração das informações relevantes e a organização de atividades, custos, riscos, entre outras questões.

Quais são os tipos de metodologias ágeis?

Há diferentes tipos de metodologia ágil disponíveis no mercado, sendo que cada um tem suas particularidades. Confira os principais a seguir.

1. Scrum

Atualmente, é o tipo de metodologia ágil mais utilizado. No Scrum, o projeto se divide em ciclos que duram entre uma e quatro semanas (chamados sprints). As funcionalidades a serem implementadas são colocadas em uma lista de pendências chamada backlog.

No início de cada sprint, é realizado o sprint planning, uma reunião de planejamento cujo objetivo é determinar o plano e as metas. Nessa reunião o proprietário do produto prioriza os itens do backlog e a equipe seleciona as atividades capazes de responder a essas prioridades durante o ciclo que se inicia.

Um sprint planning bem-sucedido gera uma equipe alinhada sobre as metas e os compromissos do ciclo, com clareza quanto a prioridades e expectativas para cada tarefa. Também se trata de um espaço de comunicação no qual são percebidas e evitadas futuras questões de falta de comprometimento ou visualizadas dependências internas que afetarão o resultado.

A equipe realiza o daily scrum diariamente, ou seja, reuniões rápidas de atualização que visam à transparência para todo o time. É também o momento de resolver problemas diários do projeto que interferem na agilidade e qualidade das tarefas a serem realizadas, pois cada membro do time expõe o que concluiu no dia anterior, aquilo que está fazendo e se há algo que vem impedindo seu progresso.

O êxito dessa parte do processo virá somente se houver um ambiente de grande confiança e respeito. Cada um deve ser honesto sobre o andamento do seu trabalho, portanto é necessário que o ambiente propicie uma sensação de segurança.

Ao final do sprint ocorre o sprint review, em que são apresentadas as funcionalidades implementadas e se planeja o próximo ciclo. Cada membro analisa os recursos recém-desenvolvidos ou os resultados do sprint. É nesse ponto que ocorre o feedback, além de ser uma oportunidade de integração com outras equipes envolvidas no projeto. Trata-se de um momento importante também para a motivação do time, pois seus membros podem comemorar os resultados positivos já alcançados.

O Scrum Master tem um papel importante dentro desse tipo de metodologia, pois deve orientar a equipe em relação à estrutura e ajudar a eliminar qualquer obstáculo que a esteja deixando mais lenta. São suas responsabilidades planejar cada sprint, revisá-lo, anotar oportunidades de melhoria e fazer relatórios, bem como realizar reuniões individuais, consultorias internas e eliminar bloqueios.

Para iniciar sua jornada no Scrum, uma excelente leitura é o livro “SCRUM: A arte de Fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo” de Jeff Sutherland, Cocriador do Scrum.

2. Lean

O Lean é uma filosofia de gestão que foi introduzida no mercado pelo setor automobilístico e tem por objetivo um desenvolvimento enxuto e eficiente. A aplicação de recursos e tempo é mínima, o que diminui os custos. Seu objetivo é combater excessos na produção e reduzir as complexidades para otimizar os resultados, com foco em evitar que questões menores se tornem problemas.

No método Lean, a equipe conta com um fluxo de trabalho mais claro e compreensível, entregas rápidas e identificação precisa de problemas ou gargalos nos processos. Isso gera uma economia que torna a empresa mais competitiva e permite um gerenciamento financeiro inteligente.

Os princípios de tal tipo de metodologia são:

  • eliminar o desperdício;
  • amplificar o aprendizado;
  • decidir o mais tarde possível;
  • entregar o mais rápido possível;
  • empoderar o time;
  • construir qualidade;
  • otimizar o todo.

3. Kanban

O Kanban não é necessariamente um tipo de metodologia ágil, mas um sistema para organização de atividades que proporciona agilidade no processo. Ou seja: é muito útil e adotado nos métodos ágeis para organizar o trabalho, porém não descreve como as atividades devem ser realizadas.

O sistema de gestão de trabalho Kanban foi desenvolvido pela Toyota na década de 1960. Ele organiza visualmente as tarefas por status, em quadros, com as etapas do projeto distribuídas em colunas (a fazer, fazendo e pronto), criando um controle visual.

Deve-se estabelecer um limite para o trabalho em progresso. As atividades que estão sendo executadas ou a coluna de status “fazendo” podem ter o máximo de cinco tarefas apenas. Dessa forma, se já houver as cinco atividades em andamento, uma delas deve ser concluída para que alguma nova possa se iniciar.

O Kanban é utilizado em associação ao conceito de just in time, que garante o uso apenas dos recursos necessários para as tarefas que estão em andamento. Assim, é possível eliminar excedentes ou sobras e diminuir custos.

Como há uma visualização clara e a separação precisa das atividades, os recursos podem ser aplicados de maneira mais inteligente. Essa visão organizada permite que a equipe e o gerente dividam o projeto em partes, a fim de entender as prioridades e eliminar tarefas que não agreguem ao resultado. Desse modo, é possível se concentrar em cada atividade exclusivamente.

Como exemplos de uso em conjunto com metodologias ágeis, podemos citar um quadro Kanban sendo utilizado para visualizar o fluxo de atividades em um sprint do Scrum.

4. Extreme Programming (XP)

O XP ou Extreme Programming é um tipo de metodologia ágil voltada ao desenvolvimento de softwares que visa obter um produto com a maior qualidade possível, além de aumentar a qualidade de vida do time de desenvolvimento. Esse processo envolve cinco valores:

  • comunicação frequente e adequada para a transferência de conhecimento, pois o desenvolvimento do software é um trabalho em equipe. Para isso, as melhores formas de comunicação são conversas presenciais e desenhos em um quadro branco;
  • simplicidade para garantir eficiência e foco apenas no que é necessário;
  • feedback para contar com o apoio dos clientes ao otimizar o produto e atingir os resultados;
  • coragem para tomar as atitudes corretas, como comunicar problemas, parar de fazer coisas pouco efetivas e tentar alguma nova abordagem, dando e aceitando feedbacks;
  • respeito entre todos os integrantes do time;
  • mudança como valor associado à flexibilidade e fator fundamental para realizar alterações nos produtos e nos requisitos, de acordo com as sugestões dos clientes.

Esse valores devem ser implementados por meio das seguintes práticas:

  • time único (Whole Team);
  • jogo de planejamento (Planning Game);
  • testes de aceitação (Customer Tests);
  • fases pequenas (Small Releases);
  • desenho simples (Simple Design);
  • programação em duplas (Pair Programming);
  • desenvolvimento orientado a testes (Test Driven Development);
  • aprimoramento do design do software (Refactoring);
  • integração contínua (Continuous Integration);
  • propriedade coletiva do código (Collective Code Ownership);
  • padronização do código (Coding Standard);
  • metáforas (Metaphor);
  • ritmo sustentável (Sustainable Pace).

Uma referência bem bacana é What is Extreme Programming, de Ron Jeffries, um dos autores da XP.

5. Feature Driven Development (FDD)

Baseado no método COAD, é um tipo de metodologia de análise orientada a objetos, em que o estudo de problemas se baseia em conceitos palpáveis e processos interativos para entender o contexto que será analisado. Pode ser explicada pela estruturação da interação entre ação e resultado, que é o chamado objeto.

O desenho das etapas do processo básico é composto pelo desenvolvimento do modelo ou análise orientada por objetos, seguido da elaboração da lista de funcionalidades e, por fim, do planejamento, da projeção e construção de cada uma delas. Esses processos são guiados pelas seguintes práticas:

  • modelagem em objetos: construir diagramas básicos com os objetos para arquitetura do modelo do sistema;
  • implementação orientada pelas características;
  • uso de códigos de autoria individual;
  • utilização de times para a implantação de cada característica;
  • verificação da qualidade do código e do projeto;
  • integração regular e predeterminada;
  • manutenção de versões para gerenciar configurações;
  • acompanhamento transparente do progresso do projeto.

6. Microsoft Solutions Framework (MSF)

A metodologia surgiu em 1994, quando a Microsoft reuniu um conjunto de boas práticas a partir de sua experiência no desenvolvimento de softwares e em serviços de consultoria. Elas foram desenvolvidas para que se tornassem um framework flexível, capaz de guiar o desenvolvimento de projetos de software.

Com o aumento no uso de metodologias ágeis, a Microsoft lançou uma variação do MSF chamada MSF For Agile Software Development, cujos princípios são:

  • o acompanhamento constante do cliente como diferencial de valor;
  • a visão compartilhada pela equipe;
  • a verificação e prevenção para garantir a qualidade são trabalho de todos;
  • deve-se manter a agilidade sendo flexível com o surgimento de novos desafios;
  • os fluxos de compartilhamento das informações devem ser contínuos;
  • a mudança e a adaptação são uma constante e geram os melhores resultados;
  • deve-se primar por atividades que entregam valor para o cliente.

Embora as boas práticas adotadas ainda sejam de boa valia, esta metodologia não está sendo mais atualizada pela Microsoft.

Links Úteis:

7. Desenvolvimento de Sistemas Dinâmicos (Dynamic System Development Model)

O método foi desenvolvido pelo consórcio DSDM em 1990, no Reino Unido, como uma extensão independente do Rapid Application Development (RAD). A intenção era usá-lo em projetos com limitação de prazos e orçamentos. Esse tipo de metodologia é caracterizado pelas práticas abaixo:

  • ciclo contínuo de melhoria;
  • constante colaboração entre cliente e equipe de desenvolvimento;
  • integração de funções entre os módulos.

Quais são as vantagens das metodologias ágeis?

Neste tópico, vamos compreender melhor as vantagens da aplicação desse tipo de metodologia.

Colaboração entre cliente e de equipe desenvolvimento como valor

Nos diversos tipos de metodologias ágeis, privilegia-se o constante alinhamento às necessidades do cliente, inclusive com uma gestão de mudanças mais inteligente. Ao alinhar os requisitos definidos e as expectativas de cada cliente, agindo de forma colaborativa, obtém-se um visão de valor agregado. Além disso, a cada ciclo a equipe se aproxima mais daquilo que o contratante busca.

Redução de custos e erros

As estratégias ágeis em geral implicam em menor incidência de erros e diminuição de custos. Com processos mais simples, menos documentação, maior interação e uma produção mais rápida e eficiente, a empresa é capaz de reduzir o consumo de recursos e tempo de desenvolvimento.

Como é possível solucionar um problema de cada vez, pois se divide um grande sistema em partes, a empresa pode planejar melhor o uso dos recursos, assegurando o gasto somente do que é necessário para cada demanda.

As falhas em geral também diminuem, como consequência de um maior alinhamento entre as partes. Cada membro conhece melhor sua função e coopera com o resultado de maneira mais engajada, participando ativamente da construção da solução. Por isso, os resultados ganham qualidade.

Outro fator determinante para a redução de erros é a rotina de testes. Nos métodos ágeis, eles acontecem a todo o tempo, portanto os produtos se tornam mais consistentes.

Isso não significa que não ocorram falhas ou retrabalhos. A diferença é que, como os erros acontecem no início, quando há tempo no projeto para analisar e aprimorar, procura-se desenvolver uma melhoria na próxima interação até a obtenção do produto desejado.

Menor tempo de entrega

O tempo entre o início do projeto e o momento em que ele pode ser liberado ao mercado diminui. Como há uma divisão por módulos, as entregas são mais rápidas e frequentes.

Previsibilidade

De modo geral, o uso de processos ágeis permite que o cronograma de trabalho e entregas seja mais previsível, uma vez que há a segmentação do projeto em partes. Essa previsibilidade agrega valor para o cliente, que acompanha constantemente o andamento do trabalho e motiva a equipe, fazendo-a perceber resultados com frequência.

Flexibilidade

Um dos pontos mais relevantes das estratégias ágeis é a flexibilidade, pois as mudanças são uma constante. Elas devem ser administradas com cuidado, de modo a não gerarem gargalos para o desenvolvimento, mas permanecerem como fontes de melhoria. Isso também é causado pela necessidade de adaptabilidade do projeto aos anseios do cliente.

Customização

Conforme dissemos, atender ao que o cliente deseja é uma premissa dos vários tipos de metodologias ágeis. A customização ocorre constantemente, devido à colaboração entre cliente e equipe, bem como à comunicação entre todos os envolvidos. Isso torna as metodologias ágeis ótimas para a produção de ferramentas e soluções customizadas a determinados modelos de negócio ou contextos de mercado.

Como o cliente é ouvido o tempo todo e pode ajudar a direcionar a produção, são ressaltadas as características que destacam aquele produto no mercado e assegurada a transferência da identidade da marca para o resultado desenvolvido.

E quais os problemas das metodologias ágeis?

Sentimos muito em informar, mas projetos ágeis também falham…

Ao utilizar uma metodologia ágil, é importante ficar atento a:

  • visão de onde se quer chegar: como as metodologias ágeis valorizam os pequenos ciclos de desenvolvimento, muitas vezes os times não possuem uma visão mínima do que precisa ser desenvolvido (é claro que esta visão pode mudar ao longo do tempo), acarretando problemas de arquitetura e retrabalho excessivo;
  • definição de prioridades: se as prioridades não forem bem definidas, a equipe pode iterar em torno de software que não é tão importante, em detrimento a software que trás mais valor para o negócio;
  • falta de documentação: o manifesto ágil valoriza “software em funcionamento mais do que documentação abrangente“. Mas isto não significa que nunca haverá necessidade de documentar. Quando temos regras complexas, a falta total de documentação dificulta o entendimento e os testes;
  • orçamento: normalmente o orçamento é limitado. Se não houver uma boa definição visão e prioridades, é possível haver estouros no orçamento, ou então não se obter os resultados mínimos esperados ao final do projeto.

Por que é importante escolher o tipo de metodologia ideal?

Para escolher as melhores práticas, é importante identificar as características dos projetos e os pontos fortes e fracos das equipes internas, com o objetivo de entender qual tipo de metodologia se encaixa melhor no contexto. Conseguir eficiência no monitoramento das tarefas, na divisão do trabalho entre a equipe e no controle ideal dos prazos é imprescindível.

Em primeiro lugar é preciso entender se o projeto precisa de mais estrutura e planejamento, aonde uma metodologia tradicional pode ser mais adequada (como por exemplo em projetos de construção) ou mais flexibilidade e velocidade, aonde uma metodologia ágil provavelmente terá mais sucesso.

Optando por uma metodologia ágil, precisamos ter em mente que os tipos de metodologias ágeis são inúmeros e muito variados. Portanto as empresas precisam escolher um método cujas estratégias sejam mais adequadas à sua realidade, aos seus objetivos e ao projeto em questão, a fim de otimizar os resultados. Mas não há metodologia perfeita.

É comum que sejam utilizados elementos de mais de um tipo de metodologia em uma mesma empresa, além de variações dentro da técnica principal, para atender às especificidades do projeto (metodologias híbridas).

Escolhida a metodologia, softwares de gestão de projetos facilitam o acompanhamento e disponibilizam ferramentas que viabilizam a estratégia escolhida.

Confira também:

Nesse sentido, o ideal é contar com uma consultoria que ajude a lidar com tais questões. Assim, a empresa vai ter o auxílio de uma empresa especializada, que dará apoio para possíveis dúvidas e problemas durante todo o processo.

Conclusão

As metodologias ágeis são poderosas ferramentas para o gerenciamento de recursos e outras variáveis relevantes na gestão de projetos. Ao adotá-las, as empresas solucionam seus problemas quando dividem grandes questões em partes menores, focando na comunicação, na colaboração e na melhoria contínua. Isso faz com que alcancem resultados melhores e mais consistentes, além de se destacarem no mercado. Hoje é praticamente o padrão adotado por startups de tecnologia.

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