A gestão de um projeto não precisa ser uma tarefa difícil para líderes e membros de equipe. Com o uso das ferramentas de gerenciamento de projetos, a organização das atividades se torna mais simples, e a comunicação entre os colaboradores é significativamente facilitada.
Essas ferramentas ajudam a minimizar riscos de fracasso, evitando gastos imprevistos e atrasos no cronograma, fatores que poderiam comprometer o alcance dos objetivos do projeto. Ao adotar as ferramentas certas, é possível otimizar o processo e garantir o sucesso da iniciativa.
Neste texto, exploraremos as principais ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado, destacando seus pontos fortes e como elas podem ajudar a melhorar a gestão do seu projeto. Continue a leitura para entender melhor como essas soluções podem transformar a forma de conduzir seus projetos.
O que São Ferramentas de Gerenciamento de Projetos?
As ferramentas de gerenciamento de projetos são softwares ou aplicativos projetados para ajudar equipes a planejar, organizar, executar e monitorar seus projetos. Elas oferecem funcionalidades que permitem uma colaboração eficiente, acompanhamento do progresso, gestão de tarefas, definição de prazos e, principalmente, o alcance dos objetivos do projeto.
10 Recursos Essenciais das Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
Ferramentas de gerenciamento de projetos são essenciais para a execução eficiente de projetos complexos. Além das funcionalidades básicas, essas ferramentas oferecem recursos adicionais que tornam o processo mais ágil. Aqui estão 10 funcionalidades essenciais:
- Geração de Relatórios Personalizáveis: Criação de relatórios detalhados que atendem às necessidades de equipes e stakeholders.
- Histórico de Atividades: Registra todas as ações realizadas, auxiliando na revisão de processos e melhoria contínua.
- Calendário Integrado: Exibe prazos, marcos e eventos do projeto, proporcionando uma visão clara de toda a execução.
- Gestão de Orçamento: Acompanhamento de custos e despesas, garantindo que o orçamento seja respeitado.
- Automatização de Notificações: Alertas automáticos sobre prazos e atualizações, garantindo que a equipe se mantenha informada.
- Quadros Kanban: Visualização intuitiva das tarefas e seu andamento, facilitando a colaboração.
- Gestão de Recursos Humanos: Acompanhamento da carga de trabalho e desempenho das equipes.
- Integração com Ferramentas de Terceiros: Conexão com outros aplicativos, como ferramentas de comunicação e armazenamento em nuvem.
- Capacidade de Escalonamento: Ajustes automáticos ou manuais no cronograma, adaptando-se às mudanças.
- Auditoria de Projetos: Registro de alterações para garantir transparência e rastreabilidade em todas as fases.
10 Aspectos Importantes ao Escolher uma Ferramenta de Gerenciamento de Projetos
Na escolha da ferramenta ideal, é importante considerar aspectos que atendam às necessidades específicas da sua equipe e do projeto. Aqui estão 10 aspectos essenciais:
- Personalização da Interface: Adaptabilidade para as preferências da equipe.
- Segurança e Privacidade: Proteção dos dados do projeto e conformidade com as normas de segurança.
- Mobilidade e Acessibilidade: Capacidade de gerenciar projetos de qualquer lugar, com suporte para dispositivos móveis.
- Escalabilidade: Ferramenta capaz de crescer conforme o projeto e a equipe se expandem.
- Automatização de Processos: Simplificação de tarefas repetitivas, promovendo eficiência.
- Relacionamento com Clientes: Funcionalidades para compartilhar atualizações e garantir transparência com os clientes.
- Análise de Desempenho: Ferramentas analíticas que ajudam a medir o progresso e tomar decisões baseadas em dados.
- Atualizações e Manutenção: Frequência de atualizações para melhorar a performance e corrigir falhas.
- Flexibilidade de Modelos de Projeto: Capacidade de trabalhar com diferentes metodologias de gestão, como Scrum ou Kanban.
- Sustentabilidade Ambiental: Considerações sobre práticas ambientais sustentáveis adotadas pela ferramenta.
5 principais ferramentas de gerenciamento de projetos
Existem diversas ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis, desde soluções simples e gratuitas até plataformas mais avançadas e complexas. A seguir, listamos as principais para que você possa analisar aquela que melhor atende seus interesses.
Lembrando, a escolha da ferramenta adequada depende das necessidades da equipe, da complexidade do projeto e dos recursos disponíveis. Acompanhe:
1. Dynamics 365 Projects Operations (Antigo Dynamics 365 Project Service Automation -PSA)
O Dynamics 365 Project Operations é uma ferramenta completa. Ela é indicada para empresas que executam projetos para terceiros, integrando informações sobre o processo de vendas, planejamento e execução de projetos.
Além disso, também provê o gerenciamento de recursos e fornecedores, faturamento e análise em uma única plataforma, promovendo melhor comunicação entre as partes envolvidas e assegurando eficiência no desenvolvimento da iniciativa.
A Microsoft (desenvolvedora do produto) o apresenta como uma nova geração entre os aplicativos de ERP e CRM, por combinar as funcionalidades de ambos os sistemas para a execução de projetos em uma única plataforma.
Dessa forma, a proposta do Dynamics 365 PSA é acelerar o crescimento dos negócios de maneira inteligente, tornando-o diferente das outras soluções apresentadas.
A Smart também desenvolveu dois add-ons dessa solução para gestão de ponta a ponta dos projetos, que vai da venda até a análise financeira de rentabilidade dos projetos vendidos. Conheça o Smart PO.
2. Microsoft Project (Ferramentas de Gerenciamento de Projetos)
O aplicativo Microsoft Project é provavelmente um dos softwares para gerenciamento de projetos mais antigos, difundidos e usados para conduzir projetos tradicionais.
A ideia básica desse software é tornar o gerenciamento mais fácil de ser feito. Dessa maneira, ele apresenta a proposta de que qualquer pessoa pode chefiar um projeto, já que esse instrumento tem uma abordagem intuitiva e descomplicada.
Em nome dessa simplicidade proposta, o Microsoft Project se propõe a facilitar tanto o planejamento quanto o desenvolvimento de projetos. Além disso, ele possui flexibilidade de optar por métodos que melhor atendam às necessidades da companhia.
Ao longo do tempo, foram criadas versões em nuvem do MS Project que permitem aos membros da equipe contribuírem com a evolução do projeto mesmo à distância. Dessa maneira, é proporcionado ao time a chance de atualizar o trabalho de forma simultânea, fazendo acesso remoto.
Além do mais, o Project Online também oferece a possibilidade de integração com o Microsoft Teams. Isso facilita a comunicação entre os envolvidos, permitindo a realização de reuniões online, o compartilhamento de arquivos, o arquivamento de conversas, etc.
Outro ponto de destaque no Microsoft Project é a possibilidade de utilizar o Power BI para criar dashboards e relatórios personalizados. Assim, além de você ter uma visão abrangente dos detalhes do projeto, poderá fazer uso dos dados para ter uma tomada de decisões consistente e consciente, que condiz muito mais com os objetivos de uma organização.
3. Jira
Desenvolvido pela Atlassian, o Jira é um dos softwares mais utilizados para o desenvolvimento ágil de projetos. O software garante uma ótima visibilidade das atividades do projeto, além de respeitar o fluxo de trabalho da equipe e permitir integrá-lo com as ferramentas já disponíveis de antemão.
Com o Jira, é bastante fácil e intuitivo criar quadros Kanban e Scrum, por exemplo. Isso promove tanto a colaboração quanto uma visão completa do projeto, permitindo que todos os membros tenham uma melhor percepção de tudo que está acontecendo.
Ao usar o Jira também é possível criar relatórios ágeis, permitindo que toda a equipe tenha acesso ao que é realizado em cada sprint. Além disso, o Jira proporciona a facilidade na criação e compartilhamento de roteiros que se adéquem ao trabalho que é realizado no momento.
4. Trello
Também desenvolvido pela Atlassian, o Trello traz um conceito interessante para a execução do projeto. Ele tem a proposta de propiciar a organização com maior cooperação e produtividade, além de proporcionar uma gestão de projeto mais flexível, satisfatória e até mesmo jocosa.
Nele, as informações ficam disponíveis em uma consulta e concede a oportunidade de trabalhar com qualquer tipo de projeto. Ele também possibilita a sincronização com diversos dispositivos e facilidade de colaboração em qualquer lugar (acesso remoto por meio da nuvem).
O processo é muito simples:
- Crie um quadro (Kanban) para o projeto e convide o time;
- Crie as etapas do fluxo de trabalho;
- Crie cartões para as tarefas ou informações a serem organizadas;
- Arraste os cartões entre as etapas, atualizando seu status.
Outro ponto no Trello que vale a pena mencionar é a automação do fluxo de trabalho, no qual se propõe a eliminar as tarefas monótonas existentes em um empreendimento. Além do mais, o programa viabiliza a integração com outros aplicativos, e existem os Power-Ups, que são apps que permitem estender o Trello, adicionando novas formas de visualização e integrações, por exemplo. É possível baixar power-ups do Marketplace ou construir os seus próprios conforme a necessidade do projeto que está sendo conduzido.
5. Microsoft Planner
Essa é outra ferramenta desenvolvida e ofertada pela Microsoft, mas com uma proposta mais ágil e simples que o MS Project. Essa solução tem o foco na organização do trabalho das equipes.
Assim, o objetivo do Microsoft Planner é eliminar o desalinhamento durante a execução de um projeto. Por isso, ele foi elaborado para ajudar a desenvolver novos planos, estruturar a distribuição e organização das tarefas, facilitar o compartilhamento de documentos e otimizar a comunicação para obter informações do status do andamento dos trabalhos.
Ele possui uma interface clara (quadro Kanban), dando visibilidade e transparência sobre o estado real das tarefas. Também tem a flexibilidade para mover a tarefa de uma coluna para outra quando alterada a sua situação.
O Planner é um aplicativo do Microsoft Office 365 e faz parte das assinaturas empresariais do Office 365. Dessa forma, é uma excelente alternativa ao Trello, principalmente se a empresa já utiliza plataforma Office 365, que permitirá integração entre os softwares da Microsoft.
Conclusão
A escolha da ferramenta de gerenciamento de projetos ideal depende da compatibilidade do sistema com as necessidades específicas da empresa e sua cultura organizacional. O sucesso de um projeto está diretamente ligado à capacidade de selecionar a solução que melhor se alinha com os objetivos da equipe e da organização. Ao equilibrar as funcionalidades da ferramenta com os requisitos do time, é possível alcançar resultados excepcionais e promover a eficiência no gerenciamento de projetos.
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Não fizeram referência ao Sienge e lamento que não o conheçam… Claro que ele é voltado a Construção Civil e bem que poderia estar nas suas páginas.
Olá Ricardo! Gratos por complementar a listagem de soluções.
Faltaram no mínimo 2 conhecidos e muito bons, Planview Clarizen e Smartsheet
Olá Ely! Grata pela indicação.