Gerenciar projetos é algo complexo. Os profissionais devem atuar lado a lado para garantir que nenhum problema ocorra durante o processo. Por isso, é comum que empresas invistam em mecanismos para reduzir erros, como é o caso da Estrutura Analítica de Projeto (EAP).

A EAP é um documento que facilita a orientação do trabalho a ser executado ao longo de cada etapa. Por meio dela, a empresa pode criar um fluxo de trabalho com menos gargalos e desperdícios. Afinal de contas, todos saberão o que deve ser executado e os prazos existentes.

Quer saber mais sobre a Estrutura Analítica de Projeto e como ela afeta seus resultados? Então confira este post!

O que é a Estrutura Analítica de Projeto – EAP?

Também conhecida como Work Breakdown Structure (WBS), a Estrutura Analítica de Projeto (ou apenas EAP) é um artefato de gestão que exibe os componentes ou atividades necessárias para o projeto, facilitando a visualização das atividades que serão executadas, estão em execução ou foram concluídas. Ela torna mais simples a identificação de objetivos ao longo do projeto, além de mitigar o impacto de gargalos. Afinal de contas, todos os processos que estiverem atrasados serão identificados rapidamente.

A EAP é uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fim de atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requeridas. A EAP organiza e define o escopo total do projeto e representa o trabalho especificado na atual declaração do escopo do projeto aprovada. Guia PMBOK 6a. edição.

Como funciona a Estrutura Analítica de Projeto?

A EAP delimita e dá visibilidade para todas as atividades que são necessárias para o projeto ser finalizado. Isso passará por todas as rotinas, etapas, metas, gastos e prazos existentes. Desse modo, os profissionais podem manter um controle abrangente sobre o processo e os pontos que demandam melhorias.

A estrutura analítica do projeto não deve, porém, ser confundida com o cronograma. Este está relacionado diretamente ao tempo de execução de cada etapa do projeto. Já a EAP é mais abrangente, definindo o esforço necessário em cada etapa, os prazos e as pessoas envolvidas.

A estrutura da EAP dependerá do perfil do negócio e do projeto. Ele pode ser, por exemplo, orientado a produtos ou ao ciclo de vida do projeto. Mas, em geral, empresas utilizam as seguintes abordagens para definir seu EAP:

  • divisão por fases, considerando cada etapa do projeto e tudo o que está relacionado a elas;
  • divisão por entregas, avaliando os produtos que são esperados ao término do projeto e as etapas necessárias para ele ser entregue;
  • divisão por subprojeto, considerando o projeto como a união de diferentes “miniprojetos”;
  • divisão híbrida, que unifica vários dos métodos acima em uma única Estrutura Analítica do Projeto.

A depender do modo como a EAP do seu projeto for estruturado, vários elementos farão parte da estrutura. Entre os principais, é possível apontar:

  • o que será executado;
  • o objetivo das atividades;
  • os responsáveis por cada processo;
  • o líder da etapa;
  • os requisitos mínimos de qualidade;
  • as ferramentas que serão utilizadas;
  • o prazo para resultados serem entregues.

Esses itens farão parte do dicionário da EAP, um documento que lista todos os atributos e especificações de cada parte do trabalho que será executado ao longo do projeto. A documentação do dicionário do projeto é uma das quatro etapas que fazem parte da estruturação de qualquer projeto, que são:

  • criação do termo de abertura do projeto, listando todos os dados que justificam e estruturam sua existência;
  • decomposição do projeto em partes menores;
  • elaboração do dicionário da EAP;
  • consolidação da EAP com os envolvidos no projeto.

Como criar a EAP?

Criar a EAP é o processo de decompor as entregas e o trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. O principal benefício desse processo é que ele fornece uma visão estruturada do que deve ser entregue. Esse processo é realizado uma vez ou em pontos predefinidos no projeto. Guia PMBOK 6a. edição.

Ou seja, o escopo e os requisitos do projeto devem ser subdivididos (ou decompostos) em pacotes de entrega menores, mais facilmente gerenciáveis. Os níveis mais altos servem para facilitar a visualização, de forma hierárquica. Cada item recebe um código identificador único.

Por que a Estrutura Analítica de Projeto deve ser utilizada?

Utilizar a Estrutura Analítica de Projeto pode trazer vários impactos positivos. Em resumo, as rotinas estarão mais bem organizadas e com mais foco nas demandas críticas. Veja a seguir alguns dos impactos que essa abordagem traz para a sua empresa!

Trabalho mais simplificado

A EAP simplifica o planejamento de cada etapa. Todos os objetivos estarão definidos de modo transparente. Assim, as equipes conseguirão executar suas atividades com mais foco e menos conflito.

O modo como a EAP está estruturada também torna mais simples a integração entre equipes. Como todos saberão o que deve ser feito, unificar esforços será algo simples. Assim, haverá mais produtividade e qualidade no dia a dia de cada rotina.

Alocação de recursos financeiros

Utilizar a EAP resolve um problema que pode acontecer facilmente em qualquer projeto, que é o desperdício de recursos orçamentários. Afinal, não serão só as rotinas que estarão definidas: os recursos disponibilizados para cada etapa também serão claros.

Desse modo, a equipe conseguirá se preparar para aproveitar a verba financeira da melhor forma possível. A atenção a desperdícios será redobrada. Como consequência, todos trabalharão lado a lado para garantir que nada de errado ocorra no projeto.

Diminuição de riscos

Um dos pontos-chave de qualquer projeto é a mitigação de riscos. Empresas precisam trabalhar continuamente para evitar que eles sejam grandes. Ao mesmo tempo, precisam adotar medidas que solucionem rapidamente eventuais problemas, reduzindo seu impacto.

Como a EAP torna o trabalho mais bem direcionado, problemas serão menos frequentes e riscos mitigados. Todo o negócio estará focado em resultados objetivos e apoiado em um planejamento robusto, reduzindo as chances de falhas ocorrerem.

Definição de requisitos mais clara

Uma das bases do EAP é a definição dos requisitos do projeto. Ela garante que os times estarão envolvidos no que for necessário para atingir metas em comum. Ao mesmo tempo, limita o escopo de ação apenas ao que for necessário, o que melhora a satisfação de todos no término do projeto.

Os projetos corporativos estão entre as atividades com gerenciamento mais complexo do meio empresarial. Durante cada etapa, o gestor precisa garantir que erros não ocorram e que todos se mantenham focados. Ao mesmo tempo, precisa evitar desperdícios e maximizar os resultados.

Nesse cenário, investir em estratégias como a Estrutura Analítica de Projetos (EAP) pode ser uma grande escolha. A EAP minimiza riscos e melhora o direcionamento das atividades. Assim, todos poderão se engajar para trabalhar dentro do nível de qualidade esperado e, com isso, maximizar o retorno que a empresa obtém com seu investimento.

Para mensurar os resultados do uso da EAP e de seus projetos como um todo, ter um software de gestão é crucial.
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