4 dicas de funcionalidades das Soluções Microsoft para implementar e realizar a gestão de equipes à distância. Confira!
Quando a pandemia estourou, muitos gestores começaram a estudar como gerir suas equipes em home office. Pensando nisso, trouxemos dicas de como fazer essa implementação com os recursos existentes do Microsoft 365. Confira!
Dica #1 – Estabeleça um Limite de Horário para acesso externo
É comum ouvir gestores que somente conseguem responder e-mails com orientações e comentários depois do expediente da equipe, porque era o único momento com mais tempo para isso. Seu liderado, no entanto, pode sentir-se na obrigação de responder prontamente e acessar o sistema também fora do horário.
Neste cenário, o trabalho remoto trouxe um desafio: o desequilíbrio físico e mental na vida dos colaboradores, pois sem limites de horários, muitos estão trabalhando além do saudável e se cobrando demais. O que tem provocado stress, ansiedade, insônia, e até mesmo depressão. Por isso, limitar os horários de acesso ao sistema foi o caminho seguido por muitas empresas.
Vale ressaltar, que além da questão saúde e bem-estar, há um resguardo jurídico para as duas partes.
Quem possuir uma licença Azure AD Premium P1 ou licenças do Microsoft 365 Business Premium pode criar políticas e regras com condições para acesso dos usuários.
Para saber mais, acesse a documentação Implantação do acesso condicional.
Dica #2 – Saiba o que cada um tem planejado para o dia, semana, mês…
A gestão de equipes à distância pode ser muito mais fácil quando se utiliza o Planner do Microsoft 365, pois a solução permite:
- Realizar trabalhos individuais ou em equipe
- Criar várias etapas de entrega
- Atribuir individualmente responsabilidades
- Enxergar na agenda o planejado
- Visualizar data de início da execução e prazo de entrega da tarefa
- Gerir com base nos gráficos do Hub por tipo de tarefa, estágio de execução e por colaborador
- Anexar documentos, links, fotos, etc para a realização da atividade
- Comentar e gerar debates sobre a tarefa, mantendo o histórico
- Acompanhar o progresso dos projetos e das entregas
Mas o melhor de tudo é que o Planner torna as tarefas visíveis e transparentes para todos. Isso é bom, pois ajuda a equipe não se sentir pressionada ou sobrecarregada por alta demanda de entregas.
Exemplo de Hub do Planner para uma equipe de marketing.
Dica #3 – Compartilhe documentos oficiais
O Microsoft SharePoint cria um ambiente mais colaborativo e produtivo, além de facilitar a gestão de equipes à distância.
Isso é possível, pois permite compartilhar com segurança as informações e os documentos oficiais da empresa com outros membros do projeto, departamento, unidades de negócio ou com toda a companhia.
Além disso, utilizando as listas e bibliotecas do SharePoint, como Microsoft Flow e PowerApps, os gestores podem criar ricas experiências com formulários, workflows e outros aplicativos, simplificando e acelerando os processos.
Importante saber também que quando um documento é criado na biblioteca do SharePoint, imediatamente é liberado um espaço para ele no Teams (e vice-versa), tornando a colaboração ainda mais fácil e rápida.
Ah! Vale lembrar, todas essas ferramentas de trabalho podem ter utilizações diferentes, mas é importante que todos na equipe entendam o propósito de cada solução dentro da organização. Saber onde guardar documentos e padronizar o que vai aonde, assegura que ninguém fique isolado em uma “ilha remota”.
Dica #4 – Cuidado com Reuniões pelo Teams na gestão de equipes à distância
Ainda sobre Microsoft Teams, ele facilita a gestão de equipes à distância com:
- Comunicação rápida no dia a dia pelo chat. Aquelas conversas rápidas que fazíamos para combinar ou esclarecer algo
- Reuniões em chamadas de vídeo (ou não) 1 a 1 ou realizando reuniões gerais com todos os membros do projeto, equipe ou empresa
- Eventos on-line com dezenas e centenas de pessoas ao mesmo tempo
- Marcação de reuniões atrelado com sua agenda, gerando um link para a conversa (local)
- Envio de documentos rápidos
Entretanto, tanta facilidade para agendar reuniões, somado a preocupação de envolver e integrar as pessoas que estão em home office e local, acabou aumentando significativamente a quantidade de horas gastas em reuniões, sobrando pouco tempo para as atividades e execução de tarefas. Muitas vezes as pessoas se pegam em reuniões das quais não precisam participar ou que poderiam ser um e-mail…
Com essa cultura de Teams para tudo, os profissionais se viram trabalhando em horários fora do expediente para conseguir entregar os combinados e suas atribuições, gerando stress e sobrecarga.
Busque um equilíbrio nas reunião pelo Teams com seus liderados para manter as equipes unidas e a real cultura da empresa viva.
Dica Extra: Ferramentas On-line para Gestão de Equipes à Distância
Utilize ferramentas on-line pode turbinar a sua produtividade e de sua equipe. Assim, além das ferramentas listadas nas outras dicas, pense em ter um CRM, ERP, automação de marketing, planilhas eletrônicas e tantas outras soluções para trabalhar em casa.
Esses são apenas exemplos de centenas de automatizações que você pode ter utilizando as ferramentas de trabalho Microsoft 365. E dependendo do que você precisa, pode configurá-las, sem precisar entender nada de programação.
Além dessas dicas utilizando o Microsoft 365, escrevemos um outro post com mais 4 dicas para uma gestão de trabalho remoto eficiente na empresa. Dá uma olhada lá também!
E você tem alguma dica de funcionalidade das aplicações Microsoft para a gestão de equipes à distância? Se sim, deixe aqui nos comentários para conhecermos!
