Um dos pontos mais importantes para qualquer negócio é ter um mapeamento de processos eficaz e que auxilie o gestor no seu planejamento. Isso garante mais agilidade na hora de executar tarefas, além de reduzir erros e riscos de segurança. Nesse sentido, uma das boas alternativas que podem ser utilizadas pela empresa é o Business Process Management.
O Business Process Management é uma metodologia de gestão que facilita o trabalho de líderes empresariais. Eles terão menos dificuldade para avaliar o fluxo de rotinas e verificar se existem atrasos. Ou seja, será mais fácil colocar toda a cadeia operacional em um fluxo otimizado e com menos erros.
Quer saber mais sobre o tema? Então, confira o post a seguir!
O que é um processo?
- ação continuada, realização contínua e prolongada de alguma atividade; seguimento, curso, decurso.
- sequência contínua de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou que se reproduzem com certa regularidade; andamento, desenvolvimento, marcha.
- modo de fazer alguma coisa; método, maneira, procedimento (Dicionário Google)
Antes de falarmos a respeito de gestão de processos empresariais é importante ter em mente que processos são sequências de atividades que nós executamos com regularidade, no nosso dia a dia. São diferentes projetos, que são esforços temporários dispendidos com o objetivo de criar algo novo.
Por exemplo, fazer um bolo é um processo, com uma sequência de passos conhecidos que devem ser realizados para obtermos o resultado final desejado. Já criar uma receita de bolo, é um projeto.
Ou seja, todos nós executamos processos diariamente, em nossas casas e empresas. A ideia do BPM é estruturar, orquestrar, automatizar, medir e melhorar processos, em busca de eficiência.
O que é o Business Process Management – BPM?
Business Process Management (Gerenciamento de Processos do Negócio, em português, ou apenas BPM) é uma ferramenta, ou prática de gestão que permite a organização, a análise e a edição de processos. Com ela, gestores e analistas conseguem identificar cada etapa das rotinas internas, validar o seu estado de execução e encontrar pontos que podem ser melhorados. Isso garante para a cadeia operacional como um, ganhos como a redução de gargalos e a melhora nos indicadores de aderência a prazos.
Para auxiliar na verificação das informações, o BPM utiliza fluxogramas lógicos. Eles guiam os times na validação das suas rotinas e na avaliação da sua qualidade. Assim, o Business Process Management consegue ser, ao mesmo tempo, intuitivo e robusto.
Quais são as principais etapas dessa estratégia?
O BPM é estruturado a partir de quatro pontos. Eles definem como os profissionais devem avaliar os processos internos, levantar dados relevantes e orientar a sua ação. Veja a seguir!
Modelagem com Business Process Management
A empresa deve mapear os processos de toda a cadeia operacional. Nessa atividade, deve-se, também, identificar tempo e custo necessários para entregar os resultados esperados.
Automação
Os dados dos processos devem ser transferidos para meios digitais. Isso permitirá que as equipes tenham visões mais abrangentes sobre as rotinas e consigam aplicar novos insights facilmente.
Gerenciamento de tarefas
Com os dados digitalizados, gestores devem buscar insights que sejam úteis para a execução das tarefas. Isso pode ser feito a partir da análise dos dados digitalizados.
Por que investir em Business Process Management é uma boa ideia?
Investir em BPM pode trazer grandes ganhos para o negócio. A empresa conseguirá integrar toda a sua cadeia operacional reduzindo custos e melhorando o grau de automação das rotinas. Além disso, os analistas terão mais facilidade para filtrar erros e avaliar o que pode ser feito para garantir bons resultados no futuro.
Redução de custos
Será mais fácil para gestores avaliar o que há de errado nos fluxos da empresa e quais pontos podem passar por melhorias. Isso garantirá, a médio e longo prazo, que os recursos serão mais bem aproveitados. Afinal de contas, as cadeias de trabalho terão menos etapas repetitivas ou rotinas que levam a gargalos.
Padronização das atividades
Com atividades padronizadas os profissionais podem se planejar com mais cuidado. A visualização de como cada rotina deve ser feita será algo simples e intuitivo. Isso reduz as chances de problemas de comunicação causarem baixa performance interna.
Mais integração com Business Process Management
Com os processos mapeados, a empresa pode se manter mais integrada. O BPM dará ao gestor a habilidade de avaliar rapidamente e de modo preciso que rotinas de setores diferentes podem ser unificadas. Isso tornará o fluxo de informações mais colaborativo, o que evita erros e promove agilidade.
Mais facilidade de adaptar rotinas às normas legais e de compliance
A partir da visualização de informações do BPM, gestores podem identificar quais atividades precisam ser corrigidas para se enquadrarem nas normas locais. O mesmo vale para as políticas de compliance: com dados mais abrangentes e fáceis de serem avaliados, adaptar os processos de verificação às cadeias internas será algo muito mais prático.
Possibilidade de automatizar atividades
Uma vez que a empresa mantém as suas rotinas mapeadas, definir o que pode ou não ser automatizado será simples. Isso potencializa o investimento em soluções como as de Project Service Automation. Afinal, os times poderão validar a sua viabilidade rapidamente e integrá-la ao dia a dia do negócio sem grandes riscos.
Por que investir na tecnologia para levar o Business Process Management para a empresa?
A tecnologia pode trazer grandes transformações para a empresa. A automação de processos no dia a dia reduz custos e melhora a comunicação entre equipes, o que torna o empreendimento mais competitivo e alinhado com as demandas do mercado.
Se o negócio quer adotar o BPM no dia a dia, um sistema de TI pode ser uma ótima alternativa para fazer isso de modo eficaz.
O BPMS (Business Process Management Software, ou Sistema de Gestão de Processos) é a ferramenta que pode ser adotada para as rotinas de BPM. O seu uso traz ganhos como:
- maximização da redução de custos: o gestor conseguirá avaliar pontos que precisam ser otimizados de modo muito mais abrangente;
- possibilidade de integrar o Big Data e o BI no dia a dia da empresa: isso facilita a busca por insights mais poderosos para o negócio;
- mais personalização na hora de verificar dados: o BPMS torna simples a criação de fluxogramas que se alinhem com as demandas e o perfil da empresa;
- documentação centralizada: todos os dados sobre os processos ficarão centralizados, tornando a análise posterior mais simples e prática.
Conclusão
Empresas devem manter um cuidado contínuo para garantir a qualidade dos serviços prestados. Esse cuidado passa por rotinas como a avaliação dos processos internos, facilitando a comparação com as práticas do mercado, a identificação de problemas e melhoria contínua.
O investimento na otimização da cadeia operacional pode contar com soluções tecnológicas e novas metodologias de gestão. Um dos modos mais práticos de se fazer isso, porém, é com uma política de gestão mais bem estruturada.
Nesse contexto, adotar o Business Process Management é fundamental. Com o BPM, o gestor tem mais habilidade para acompanhar fluxos e validar novas práticas.
Dessa forma, toda a empresa manterá uma rotina de trabalho mais robusta a alinhada com as demandas externas.
Quer saber mais sobre como o BPM pode ser adotado na sua empresa? Então, fale agora com os nossos especialistas!
