O mapeamento de processos é um importante instrumento no gerenciamento do fluxo de trabalho. Quando bem-feito, é capaz de apontar problemas que prejudicam a entrega de valor e, consequentemente, atrapalham os negócios.

Dessa forma, ele permite que sejam encontrados gargalos, define as funções e os papéis de colaboradores e envolvidos no processo e ajuda a prever os custos de toda a operação, além de antever recursos e avaliar o desempenho do processo.

Neste texto, queremos apresentar para você as principais etapas do mapeamento de processos. Permaneça aqui e entenda mais sobre o assunto. Boa leitura!

Etapas para a realização do Mapeamento de Processos

Compreendida a sua importância, chegou o momento de entender quais são as etapas para fazer o mapeamento. Embora o modo de realização seja diverso, existem alguns aspectos que são comuns a essa prática. Confira!

1. Escolha quais os processos que serão mapeados

O primeiro passo é determinar quais os processos que serão mapeados. Afinal, são vários os existentes em uma companhia e é necessário saber qual deve ser priorizado, porque essa é uma prática que envolve uma quantidade considerável de recursos e tempo.

Por isso, é necessário que esteja claro quais os objetivos da empresa para realizar esse mapeamento. Pode ser para atender a normas regulamentadoras, otimizar as etapas, avaliar riscos etc. Com um objetivo bem definido, o mapeamento é feito de forma direcionada e com maiores chances de conquista de resultados positivos.

É preciso identificar os processos mais importantes, que trazem mais resultado para a empresa.

2. Identifique as entradas e as saídas dos processos e estabeleça os limites

Definidos os processos que serão mapeados e os objetivos, é crucial determinar as entradas e saídas. Assim, é importante estabelecer os limites do processo, conhecer onde ele começa e termina, além de saber qual o valor que ele entrega.

São entendidas como entradas todas as ações ou elementos que iniciam o processo e se transformam no seu decorrer, dando origem ao produto/solução que será entregue ao final. Aliás, este resultado que é entregue no final, seja ela papável ou não, é chamada de saída.

Essa é uma etapa aparentemente simples, de maneira que é preciso deixar claro que alguns processos possuem vários objetivos diferentes e, por isso, apresentam resultados variados. Logo, é imprescindível que exista rigor na determinação de todos os limites para o correto mapeamento.

3. Reconheça os clientes, fornecedores e demais colaboradores

O reconhecimento dos envolvidos é muito importante para fazer o mapeamento. Afinal, eles são de alguma forma impactados pelo processo e serão os principais atingidos pelos resultados dele.

Assim, além dos colaboradores que são responsáveis pela execução e gerenciamento, é preciso que fique claro os eventuais fornecedores, que fornecem os insumos, e os clientes, aqueles que recebem o valor final.

4. Catalogue as atividades de cada etapa

Uma vez identificados os limites e conhecidos os que atuam no processo, cada etapa precisa ser listada. Independentemente do nível de detalhamento, escolhido de acordo com os objetivos do mapeamento, é interessante usar verbos de ação para definir cada fase do processo, além de explicitar cada papel exercido naquela fase.

5. Analise as regras de negócios e handoffs

As regras de negócios, condições, validações e decisões, precisam ser conhecidas. As táticas adotadas, além da conexão e a correlação das ações dentro do processo, devem ser consideradas. Espera-se, para isso, um sólido conhecimento do funcionamento dos negócios da companhia pelos profissionais envolvidos na análise.

Assim como as regras dos negócios, as handoffs, mudanças de responsabilidades entre equipes, também devem ser determinadas. Todos esses aspectos influenciam no desenvolvimento do processo e, portanto, precisam ser continuamente revistos para obter otimização e correção de falhas.

6. Avalie a melhor metodologia ou notação para o Mapeamento de Processos

São várias as maneiras de mapear um processo. Por isso, é importante conhecer as metodologias que existem para essa prática, onde cada uma se adéqua às necessidades e objetivos pensados. Veja, então, as mais comuns!

Mapeamento de Fluxo de Valor

Também chamado de VSM, Value Stream Mapping, o Mapeamento do Fluxo de Valor, é um método de gerenciamento Lean e consiste em um fluxograma de todas as interações no processo, inclusive com o cliente, até a entrega do produto/solução e o valor entregue em cada interação realizada.

Assim, é possível analisar o que é entregue em cada etapa e encontrar os pontos de desperdício. Com essa visualização, os processos são aperfeiçoados para entregar o melhor para o cliente.

Modelo e Notação de Processos de Negócios

O BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação, uma representação gráfica para descrever ou desenhar processos. Nesse caso, ele faz uso de uma série de símbolos para sinalizar as etapas e interações. São eles:

  • ovais: marcam o início e o fim de cada processo;
  • retângulos: determinam as tarefas;
  • losangos: indicam os pontos de decisão;
  • setas: apontam para o fluxo e a direção do processo.

O BPMN é uma das notações mais utilizadas hoje em dia para desenhar ou descrever processos. Diversas ferramentas fazem uso ou implementam o BPMN, como o Microsoft Visio, Bizagi e Draw.io. Conhecer BPMN é fundamental para que você possa descrever processos que serão facilmente entendidos por outras pessoas, falando a mesma língua.

Fornecedor, Entrada, Processo, Saída e Cliente (SIPOC)

É um método que sumariza um processo em uma tabela. É bastante intuitivo e, portanto, de rápida compreensão do seu funcionamento. Ele é conhecido como SIPOC: Supplier, Input, Process, Output, Customer e teve origem no movimento Qualidade Total, nos anos 80.

Basicamente consiste em um quadro onde são detalhadas as informações de fornecedor, entrada, processo, saída e cliente, de acordo com a fase correspondente. Embora esse método pareça trabalhoso, é bastante interessante para um grau considerável de detalhamento.

7. Faça o Mapeamento de Processos

Escolhida a metodologia, chegou o momento de desenhar o processo, mas chamamos a atenção para o fato de que, além de existirem outros métodos para o mapeamento, eles podem ser usados de forma complementar. Por isso, é muito importante definir o objetivo para escolher as metodologias que mais se adequam às necessidades da companhia.

O mais importante é que o processo fique claro e possa ser facilmente entendido por outras pessoas. É importante ter padrões, mas o mais importante é que as informações sejam úteis. Se necessário, faça adaptações e utilize desenhos ou informações complementares.

8. Revise e valide o Mapeamento de Processos

Por fim, é crucial observar se todos os pontos estão corretos e devidamente de acordo com o funcionamento da empresa. Além disso, exige-se a verificação contínua de que todos compreenderam e aceitaram o processo e, por isso, o cumprem fielmente.

Se for necessário, não hesite em adotar uma ferramenta de controle para promover ajustes contínuos, buscado a otimização. Essa é a chave para um mapeamento de processos eficiente e frutuoso.

Benefícios da prática de mapear processos

Essa prática tem como uma das principais vantagens a melhor qualidade, que pode se traduzir em uma melhor experiência e atendimento ao cliente, vendas mais efetivas, produtos sem bugs ou imperfeições. Com o processo mapeado, todos sabem como proceder e é possível criar pontos de monitoramento para assegurar um bom controle e melhoria contínua. Além disso, ao uniformizar o trabalho, facilita-se a adequação às regulamentações vigentes.

Com o contínuo aperfeiçoamento que pode ser feito com o mapeamento de processos, as entregas (vendas, projetos, atendimentos, fabricação de produtos) se tornam cada vez melhores, mais rápidas e acontecem de forma eficaz.

Ou seja, o mapeamento não tem total eficácia quando usado isoladamente. É fundamental o acompanhamento de sua execução, obtendo dados que serão utilizados para otimização dos processos. Por isso, é natural que, junto a ele, sejam empregadas soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho, automatização e inteligência empresarial.

Feito isso, consegue-se uma ampla visão de todas as fases do processo e, consequentemente, torna-se possível compreender os pontos que precisam ser melhorados, alterados e até mesmo retirados. Assim, os procedimentos atingem um ótimo grau de eficiência.

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