O gerenciamento de recursos é um dos principais requisitos para o desenvolvimento de um negócio e a gestão de projetos. De fato, essa gestão serve para otimizar os processos internos e obter uma visão mais ampla sobre todas as operações da empresa.
Para tanto, é necessário implementar uma rotina de processos que seja capaz de direcionar os investimentos e aproveitar melhor os recursos que estão à disposição da sua empresa. Somente assim será possível manter o equilíbrio e aumentar o desempenho das atividades.
Quer saber como organizar as operações do seu negócio? Neste conteúdo, vamos apresentar algumas dicas para fazer um gerenciamento de recursos efetivo. Acompanhe a leitura e entenda de que forma potencializar seus resultados!
O que é o gerenciamento de recursos?
O gerenciamento envolve todos os procedimentos internos de uma empresa que são colocados em prática com o objetivo de identificar, analisar, adquirir e gerenciar os recursos de um projeto. Em regra, essa prática é dividida entre duas modalidades: gestão de recursos de equipe e recursos físicos.
Os recursos de equipe se referem aos colaboradores que fazem parte de determinado projeto e prestam serviços para a empresa. Nesse sentido, eles têm obrigações e deveres a serem cumpridos dentro do estabelecimento. Por sua vez, os recursos físicos consistem em materiais, insumos, instalações e máquinas que são necessárias para executar as operações.
Uma boa gestão de recursos é essencial para o sucesso de um projeto, afinal essa estratégia promove uma maior otimização das atividades e tem o papel de potencializar os resultados do negócio. Além disso, o relacionamento entre a equipe melhora, ao passo que os projetos ganham uma estrutura organizada e eficiente. Assim, os processos se tornam mais fluidos e ágeis.
Por outro lado, a ausência de um gerenciamento de recursos adequado tem o potencial de prejudicar gravemente o desempenho de todo o projeto de uma empresa — recursos mal alocados comprometem o prazo, a qualidade e o orçamento dos projetos.
Outra questão importante se refere ao fator motivacional. Nesse sentido, o gerenciamento de recursos humanos é útil para criar um sentimento de reconhecimento e valorização, que vai motivar os funcionários e reter os talentos da empresa.
Como implementar um gerenciamento de recursos efetivo dentro da empresa?
Conheça algumas medidas que devem ser adotadas a fim de otimizar as atividades dentro do seu negócio.
1. Planeje o gerenciamento
Essa etapa envolve a definição de como os recursos físicos e humanos serão implementados no projeto — aquisição, gestão e controle. Como resultado, ficará mais fácil escolher a melhor abordagem e o índice de esforço a serem aplicados em tais atividades.
O principal instrumento utilizado é o plano de gerenciamento de recursos. Ele é responsável por apresentar todas as orientações referentes à classificação, alocação e liberação dos recursos.
Além disso, ele determina as pessoas que ficarão incumbidas de cada tarefa referente à gestão de recursos ou quem poderá direcionar as operações e tomar as melhores decisões.
Uma das maiores vantagens do ato de documentar esses elementos é poder esclarecer quais são as expectativas sobre o gerenciamento de recursos. Desse modo, a gestão fica mais clara e se torna possível diminuir eventuais confusões ou mal-entendidos.
2. Crie uma estimativa sobre os recursos das atividades
A etapa de estimativa envolve a análise sobre a quantidade e as características dos recursos físicos ou de equipe necessários para a conclusão do projeto. Esse procedimento costuma ser repetido diversas vezes durante sua execução. Para tanto, podem ser utilizadas diversas metodologias, como botton-up, estimativa análoga e estimativa paramétrica.
A estimativa de recursos vai depender principalmente do tipo de projeto que é implementado. Nesse sentido, costuma ser requerido um conhecimento prévio sobre a legislação local. Assim, por exemplo, um projeto de construção de apartamento exige que o gestor conheça mais sobre a legislação de construção civil e proteção ambiental.
As estimativas são mais bem visualizadas por meio da elaboração de uma estrutura analítica de recursos. Trata-se de uma representação hierárquica que tem a função de sistematizar e especificar os recursos conforme categorias pré-estabelecidas, ou seja, de acordo com capacidades que podem ser mensuráveis.
3. Adquira os recursos necessários
Trata-se do recebimento de recursos físicos e de equipe que são necessários para a conclusão de um projeto. Nesse sentido, é possível fazer a captação de recursos de duas formas: interna e externa.
Os recursos internos já existem na empresa — e podem ser obtidos a partir do alinhamento ou da negociação entre gerentes de diversas áreas. Já os recursos externos devem ser obtidos em um procedimento formal de aquisição, que requer pesquisa sobre os fornecedores, recebimento de propostas e o efetivo fechamento dos contratos.
A aquisição desses recursos é monitorada por meio da documentação em um calendário próprio, que é responsável por identificar o período em que cada item estará disponível para ser utilizado. Tal medida traz mais agilidade e organização às tomadas de decisões.
4. Desenvolva a equipe
O desenvolvimento da equipe no gerenciamento de recursos do projeto se refere à melhoria das habilidades dos colaboradores. De fato, o gestor tem o dever de promover a educação corporativa e contribuir para o aumento do conhecimento técnico do profissional ou da autoconfiança dos funcionários. O objetivo é investir no conhecimento por meio de cursos, palestras, simpósios e workshops, gerando mais motivação para o time.
Quais ferramentas auxiliam o gerenciamento de recursos?
A seguir, confira algumas ferramentas que podem ajudar no gerenciamento de recursos:
PSA (Project Service Automation ou Professional Service Automation)
Um software de PSA (Automação de Serviço de Projeto) fornece um sistema único de envolvimento para as equipes de vendas, execução de projetos ou serviços e finanças em empresas que vendem e executam projetos. Um exemplo é o Microsoft Dynamics 365 Project Service Automation.
PPM (Project Portfolio Management)
O PPM efetua a gerência de um projeto tanto isoladamente quanto em um conjunto de projetos relacionados (ou seja: um programa). Em um programa, auxilia na tomada de decisões de investimento sobre um conjunto de projetos e o melhor mix de recursos utilizados. Uma das opções disponíveis é o Microsoft Project Online Premium.
Como você pôde perceber, o gerenciamento de recursos é uma estratégia fundamental para agilizar as operações na sua empresa. Só não se esqueça de adaptar os procedimentos acima à realidade do seu negócio, pois assim será possível otimizar os resultados.
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