O que é Robotic Process Automation – RPA e como aplicar!

Você está em busca de formas de aumentar a produtividade da equipe e elevar os resultados do negócio por meio de tecnologias de automação? Então precisa conhecer RPA. Opa, espera um pouco, o que é Robotic Process Automation – RPA?

Neste conteúdo você entenderá o que é Robotic Process Automation, como funciona essa ferramenta inovadora, como implementá-la na organização e por que usá-la no negócio. Continue a leitura do post para saber mais sobre o assunto!

O que é Robotic Process Automation?

É uma tecnologia de automação de processos por meio de robótica de software. Em outras palavras, consiste em um método de automação de tarefas com uso de robôs, isto é, tecnologias altamente avançadas e inteligentes.

A premissa do Automação Robótica de Processos é utilizar um sistema que reproduza as ações de um humano, passando a replicá-las no computador, sem que seja necessário qualquer tipo de intervenção. O objetivo principal é aumentar a produtividade do negócio ao automatizar os processos mais operacionais, como cobrança de clientes, pagamentos, processamento de pedidos etc.

Dessa forma, a equipe tem mais tempo e energia para se dedicar a atividades mais importantes, como o atendimento ao cliente, sem que as responsabilidades operacionais sejam negligenciadas. Afinal, essas tarefas também são cruciais para que a empresa continue funcionando.

Os robôs são capazes de realizar uma série de funções de forma minuciosa, “imitando” ações humanas, o que garante que uma tarefa possa ser repetida com perfeição inúmeras vezes. Por exemplo, eles movem arquivos e pastas, fazem login em aplicativos, extraem dados, preenchem formulários, copiam e colam dados e muito mais. Tudo isso sem precisar de supervisão.

Quais as diferenças entre RPA e outros tipos de automação?

Diferente de soluções tradicionais de TI, o Robotic Process Automation permite que as empresas usufruam dos benefícios da automação com muito mais eficiência e agilidade a uma fração do custo das tecnologias comuns.

Além disso, por natureza, o Robotic Process Automation não é intrusivo, pois o sistema aproveita a infraestrutura tecnológica já existente na empresa para realizar a sua função, sem causar interrupções abruptas nos programas subjacentes, algo que seria complexo e oneroso para substituir.

Outro ponto importante é o fato que por ser uma tecnologia low code exige pouco ou até mesmo nenhuma linha de código para automatizar um processo, o que possibilita uma rápida implementação em comparação com outras tecnologias.

O que faz Robotic Process Automation?

Com a automação robótica de processos é possível automatizar diversos processos empresariais, desde RH e até processos que impactam diretamente nos resultados da empresa como setor de compras, vendas, suporte e relacionamento com o cliente.

É possível por meio da automação, criar fluxos que executam processos através de gatinhos que podem ser disparados por uma ação do cliente, como por exemplo uma mensagem de um chat ou e-mail.

Onde o Robotic Process Automation é usado?

A Automação de processos pode ser utilizada em diferentes tipos de indústrias, incluindo Saúde, educação, financeiro, mineração, recursos humanos etc. Em todos esses setores tarefas repetitivas e entediantes podem ser automatizadas utilizado robotic process automation otimizando os recursos da empresa.

Exemplos de RPA

Um exemplo claro de uma automação de processos com Power Automate é o uso em processos que necessitam baixar notas em site de prefeituras.

Um processo comum em muitas empresas é a necessidade de baixar notas em sites de prefeituras e posteriormente inserir essas informações em um sistema interno da empresa.

É possível automatizar esse processo de maneira que todas as etapas sejam realizadas sem a intervenção humana.

Automação para download de notas

A Automação para download de notas pode ser feita de duas maneiras, a primeira utilizando API o que agiliza o desenvolvimento e melhora a velocidade de execução das tarefas. Mas também pode ser realizado utilizando uma automação RPA onde o próprio robô ira entrar nos sites de prefeituras e realizar o download das notas.

Leitura das notas

É possível extrair as informações dessas notas fiscais através de leitura do PDF ou mesmo utilizar recursos de inteligência artificial através do IA Builder.

Cadastrando dados em um ERP

Ao final do processo de extração de dados será disparado de forma automática o robô em uma maquina onde será inserido os dados extraídos, podendo esse sistema ser SAP, Totvs, MEGA ou algum outro sistema semelhante.

Robotic process automation é um AI?

Embora em uma automação de processos robótica possa ser implementado recursos de inteligência artificial, na realidade uma automação RPA é um programa que executa ações pré-definidas pelos usuários.

Por esse motivo, é indispensável ter um processo bem estabelecido para iniciar um processo de automação, visto que após a implantação da automação, qualquer alteração no processo ira demandar uma ação para alteração do processo já implantado.

Como implementar Robotic Process Automation na empresa?

Como você pôde entender até aqui, o Robotic Process Automation é uma tecnologia bem abrangente e pode ser aplicada em uma grande variedade de formas na empresa. Veja a seguir algumas boas práticas sobre como implementar o RPA.

Mapeie as necessidades da empresa

A primeira etapa para a implementação do RPA consiste em fazer um mapeamento a respeito de todos os processos e atividades da empresa que podem ser automatizados com a ferramenta. Identifique as funções humanas de baixo valor agregado ou em processos com alta taxa de ocorrência cuja execução humana não seja tão eficiente.

Em alguns casos, devido à complexidade das tarefas ou mesmo por não ter essas informações claras, se aplica a mineração de processos, em que através de inteligência artificial e Machine Learning se analisa esses processos e gera um mapa com as possibilidades de automações e otimizações.

Avalie os fornecedores

Essa é uma parte muito importante da implementação, pois um bom fornecedor pode fazer toda a diferença nos resultados finais. Portanto, na hora de escolher o fornecedor da tecnologia de RPA determine os requisitos e critérios mais adequados à sua empresa.

Considere questões técnicas, preços e recursos específicos que atendam às demandas de seu negócio. Além disso, solicite apresentações do sistema para, então somente, tomar a decisão de escolha do produto mais bem avaliado.

Implemente o piloto

Depois de escolher o melhor fornecedor de RPA, é o momento de colocar a execução do software em prática. Nessa etapa, é preciso se certificar de que a equipe de profissionais da sua organização estejam devidamente habilitados para utilizar o RPA.

Sendo assim, é muito importante que a equipe de TI receba todo o treinamento necessário para lidar com a nova tecnologia. Também é fundamental que um piloto seja elaborado, isto é, um documento que registre todas as atividades que serão automatizadas com o RPA, a fim de gerar dados para serem analisados posteriormente.

Por meio dessas afirmações, será possível detectar necessidades de melhorias, problemas eventuais ou requisitos adicionais. Em outras palavras, esse é o momento de testar, cometer erros e resolvê-los.

Gerencie o ciclo de vida do RPA – Robotic Process Automation

Todas as estratégias estabelecidas nas fases anteriores são colocadas em prática agora que a tecnologia RPA foi implementada com sucesso. É preciso gerenciar o ciclo de vida da tecnologia e analisar o desempenho constantemente. A ideia é garantir que todo esse planejamento gere os resultados esperados com a implementação do software.

Por que usar robotic process automation?

Agora que você já sabe o que é Robotic Process Automation, confira alguns dos principais motivos pelos quais vale a pena investir na implementação dessa ferramenta inovadora nos processos operacionais de sua empresa.

Automatiza tarefas corriqueiras

O uso do tempo dos profissionais da equipe é otimizado com uma ferramenta de RPA, visto que eles não desperdiçarão mais energia com funções repetitivas ou de menor importância. Assim, os colaboradores podem focar no que realmente importa, como tarefas que exigem mais habilidades pessoais e intelecto.

Aumenta a produtividade e a motivação da equipe

Tarefas repetitivas geram monotonia que, por consequência, impactam no bem-estar e na produtividade dos funcionários. Com o RPA, a tendência é que até mesmo o clima organizacional seja melhorado, já que os colaboradores se mostrarão muito mais engajados com as suas tarefas.

Reduz custos

Erros de usuários humanos são comuns e frequentes, principalmente se comparados à performance das novas tecnologias. Com a redução exponencial no número de falhas humanas, a empresa usufrui de melhorias na sua receita, pois terá muito menos retrabalho e desperdícios.

Análises bem estruturadas e simplificadas

Uma das premissas do Robotic Process Automation é atuar como se fosse uma pessoa quando se trata de fazer análises. O RPA é capaz de compilar e interpretar todo o tipo de dados armazenados em tempo real, conforme as informações são geradas. Dessa forma, os gestores podem contar com uma base de dados muito mais robusta e sólida para que os processos da empresa sejam analisados.

Automatização Eficiente com RPA em Grandes Empresas

Requisitos para Implementação

Para implementar o RPA com Microsoft 365  para Grandes Empresas, alguns requisitos específicos são necessários:

• Licenciamento Adequado: Conta com licença para Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas.
• Compatibilidade: Aplicativos do Office para Windows, versão 2009 ou posterior.
• Ambiente Exclusivo: Uso em sistema operacional dedicado à automação de processos robóticos.

Consultoria RPA: Maximizando os Benefícios da Automação

Como você pôde conferir neste conteúdo sobre Robotic Process Automation (RPA), esta tecnologia inovadora representa um avanço significativo na automação corporativa ao automatizar tarefas complexas, simulando interações humanas de forma precisa e eficiente.

O RPA não apenas melhora a eficiência operacional, mas também abre novas possibilidades para a utilização inteligente da Inteligência Artificial. Está pronto para explorar como o RPA pode transformar os processos da sua empresa?

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