A falta de organização em um projeto pode provocar um aumento de custo e prazos maiores do que o acordado com o cliente, além de comprometer a qualidade do produto/serviço oferecido. Por isso, os cronogramas de projetos podem ser grandes aliados para o sucesso.
Por meio dessa ferramenta será possível ter um bom acompanhamento de cada atividade, estabelecer prazos e recursos, além de ser visível para os integrantes do projeto. Entretanto, para que isso ocorra, é preciso criar um bom cronograma com as atividades do projeto.
Neste post, vamos mostrar para você o que deve ser considerado para a elaboração de um cronograma e sua importância. Continue nos acompanhando!
O que são Cronogramas de Projetos?
É um documento que estabelece todas as atividades necessárias de um determinado projeto. Os prazos de início e fim são estabelecidos, assim como os recursos necessários e a ordem lógica das tarefas a serem realizadas, dessa maneira garantindo que os objetivos sejam atingidos e bem sucedidos.
O cronograma é uma ótima ferramenta para o gerenciamento de projetos, que possibilita que ele seja realizado de modo organizado, assim como ajuda a gerenciar o tempo de cada tarefa, evitando, assim, que ao final seja surpreendido com o não comprimento do prazo da entrega por etapas que foram realizadas fora do tempo estabelecido.
Quais são os tipos de Cronogramas de Projetos?
Os cronogramas podem ser feitos de diferentes formas. Conheça alguns!
Gráfico de Gantt
Esse é o modelo mais conhecido. Ele consiste em apresentar as tarefas a serem realizadas em forma de barras. O tamanho das barras pode ser maior ou menor, dependendo do prazo estipulado para a atividade.
Sua representação visual permite que seja identificada com facilidade a sobreposição de tarefas e prazos. Linhas ligam as atividades, indicando as relações de dependência entre elas. Além disso, é possível fazer a comparação do prazo planejado com o que foi realizado.
Cronograma de marcos
Também conhecido como diagrama de milestones, nesse gráfico são evidenciados somente os marcos mais relevantes do projeto. Desse modo, os stakeholders poderão visualizar os eventos mais importantes e que requerem maior atenção para que sejam cumpridos o prazo final e o objetivo. Esses eventos podem ser o prazo final de uma etapa ou alteração de fase do projeto, por exemplo. Milestones podem ser também representados no gráfico de Gant.
Diagrama de rede
Nesse tipo de cronograma, é mostrada a dependência entre as atividades e em qual sequência deve ser realizada, representada por caixas de textos e conectada por setas. É possível visualizar a interação entre as tarefas e assim verificar os pontos críticos, e desse modo prever antecipadamente se o atraso em uma determinada tarefa pode prejudicar outras.
Qual a importância de ter Cronogramas de Projetos?
O planejamento de um projeto é essencial para que seja bem-sucedido no final. Por vezes, a falta de visualização das fases e interdependência de atividades de um projeto pode prejudicar não só o prazo, como também a sua execução.
Por isso, ao elaborar um cronograma, você terá a visão de todas as etapas, prazos e recursos. E, se aparecer qualquer imprevisto, saberá quais são as etapas que serão afetadas e tomará as medidas necessárias.
Veja quais são os benefícios de um cronograma!
Acompanhamento da equipe
Os integrantes do projeto poderão visualizar todas as tarefas e quais são suas responsabilidades. Assim, a equipe terá mais clareza para realizar suas atividades com mais foco e ser mais produtiva.
Estimativa de prazos para atividades
Deve-se sempre buscar atender os prazos. Por isso, é importante que sejam determinadas datas realistas. Além disso, é preciso observar os caminhos críticos; as tarefas mais demoradas que dependem de outras e que podem impactar na data final.
Alguns projetos possuem redes complexas de sequência de atividades, com diversas tarefas interdependentes e algumas folgas. O caminho crítico mostra a sequência de atividades que determina a mínima duração para o projeto. Com isto é possível prestar bastante atenção a sua realização, pois qualquer alteração nestas atividades terá mais potencial de impacto à duração do projeto.
Alocação de recursos mais eficientes
Na elaboração do cronograma devem ser estabelecidos os recursos a serem utilizados para a realização do projeto, determinando quais são os mais eficientes para realizar as tarefas e quando eles devem atuar, evitando o desperdício de tempo ou materiais. Por exemplo, em um projeto que envolva múltiplas equipes ou fornecedores, cada um deles será acionado apenas no momento necessário, quando eles poderão atuar, pois todas as tarefas predecessoras foram realizadas.
Entretanto, se durante a execução houver dificuldades para realização, pode ser designado outro membro da equipe para auxiliar na atividade ou até mesmo fazê-la.
Quais são as boas práticas para criar Cronogramas de Projetos?
Para ter um bom cronograma é preciso considerar algumas boas práticas na hora de elaborá-lo. Confira quais.
Defina o escopo
Para fazer o escopo do projeto será preciso determinar tudo o que deverá ser feito ou não, definindo os seus limites, os recursos necessários e o orçamento a ser gasto. Assim, você saberá claramente o trabalho a ser realizado e manterá o foco.
Elabore a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
As etapas do escopo passarão a ser desmembradas a partir de uma visão macro para uma detalhada. Desse modo, será possível acompanhar as tarefas passo a passo e estipular os prazos para a realização delas.
Crie sequências de tarefas
Planejar a sequência de atividades (ou interdependências) evita que ocorram falhas. Por isso, é necessário organizar as tarefas por hierarquia, considerando as que devem ser realizadas primeiro, depois de uma tarefa ou paralelamente.
Estime a duração das atividades
Para a entrega final é preciso que os prazos estejam alinhados com todas as etapas do projeto. Desse modo, consulte os responsáveis por cada tarefa e projetos anteriores para determinar prazos que sejam coerentes e realistas.
Construa o cronograma
Agora que já possui as informações dos passos anteriores, você pode criar seu cronograma seja num software de gestão ou em planilhas. Crie uma linha do tempo organizando as atividades em sequência e com seus respectivos tempos de duração. A partir disso, você poderá acompanhar o andamento do projeto.
Quais os erros mais comuns ao criar Cronogramas de Projetos?
Por vezes, ainda que haja um cronograma um projeto pode ter problemas caso não seja elaborado de maneira correta.
Não colocar as tarefas em sequência
Colocar as tarefas não respeitando a hierarquia não só pode atrasar os prazos como também causar retrabalho. Crie um fluxo que seja coerente, e tome cuidado para que membros da sua equipe não fiquem parados muito tempo, esperando que etapas anteriores sejam finalizadas.
Definir prazos curtos nos Cronogramas de Projetos
Os prazos devem ser realizados e prever imprevistos. Por isso, tenha margem de erro nos prazos. Assim, você evitará atrasar a entrega ao seu cliente, caso houver eventualidades.
Não especificar recursos
É importante que estejam disponíveis para a equipe os recursos e métodos a serem utilizados no processo. A falta dessas informações pode dificultar a execução das tarefas e a qualidade do serviço.
Por fim, o cronograma ideal deve considerar o mapeamento de processo, de modo a detalhar as atividades, prazos, responsáveis por cada etapa e os recursos disponíveis. Deve-se ficar atento para não cometer erros na elaboração que possam causar falhas no processo.
Gostou do nosso post? Quer saber um pouco mais sobre cronograma? Então, leia nosso artigo “Por que é importante fazer gerenciamento do cronograma em um projeto?“.
