O universo dos projetos é cheio de variáveis importantes que devem ser gerenciadas com cuidado: timesheets, despesas, indicadores de desempenho, riscos, preços para venda e pessoas envolvidas. Por isso, é interessante contar com um software de gerenciamento de projetos para organizar essas informações e facilitar o trabalho dos gerentes e dos membros da equipe.
Neste artigo vamos falar a respeito das principais características que você deve avaliar para escolher o software de gestão de projetos ideal para sua empresa, otimizando o retorno sobre investimento e garantindo melhores resultados para a empresa.
Tem interesse no assunto? Acompanhe o nosso artigo e descubra como escolher a aplicação de gestão ideal.
O que um software de gerenciamento de projetos deve oferecer?
Como escolher o melhor Software de gerenciamento de projetos?
A gestão de projetos envolve diversos processos, registro e análise de um grande conjunto de informações. As informações são registradas diariamente, muitas vezes em grande volume, mudando rapidamente cenários e indicadores do projeto. Nesse contexto, o sistema de gerenciamento é a ferramenta principal do gestor, permitindo que ele organize as informações mais relevantes e disponha de recursos que facilitem a tomada de decisão.
Então, como escolher a melhor opção de sistema de gestão para a sua empresa? Veremos a resposta em alguns tópicos.
Adequação ao uso da empresa
Um dos principais quesitos é a adaptação às necessidades das empresas. Antes mesmo de procurar uma solução para a gestão dos projetos, as empresas devem levantar as razões por que elas precisam dessas soluções. Assim, é possível chegar a uma análise profunda dos pontos fracos e fortes e compreender como um sistema de gestão pode contribuir.
Quais as características dos projetos da empresa? Qual a metodologia a ser utilizada? Como é a cultura, mais formal, mais ágil? Qual o nível de controle pretendido? Quais os resultados esperados?
Após responder estas perguntas, é possível seguir em busca de uma opção que se encaixe com os pontos identificados. Em alguns casos, o ideal é uma aplicação que seja leve e intuitiva, já em outros, pode ser necessária uma solução mais completa e robusta.
O ideal é contratar um sistema que responda aos principais questionamentos da empresa e apresente saídas para as dores que a equipe enfrenta diariamente.
Funcionalidades para a Gestão Efetiva dos Projetos
O software deve fornecer suporte aos processos de gestão de projeto da empresa. Dependendo da metologia utilizada e tipo de projeto, as necessidades podem variar bastante.
Alguns aspectos que pode ser avaliados: suporte à elaboração de propostas de projetos, planejamento, gestão de custos, recursos, riscos, cronograma, faturamento, fornecedores, clientes, distribuição de atividades, timesheet…
Facilidade de uso
Qualquer software e principalmente um software de gestão de projetos deve ser fácil de usar. Os integrantes da equipe precisam registrar diversas informações e uma interface gráfica ruim pode aumentar a resistência da equipe a utilizar a ferramenta. Se as informações não forem registradas, o software de gestão de projetos não conseguirá fornecer informações úteis para todos os envolvidos.
O uso do software precisa ser intuitivo e não pode gerar nenhum gargalo para os colaboradores. Caso isso aconteça, a organização perderá tempo/recursos e a opção não agregará o retorno esperado.
Por isso, é interessante analisar se o fornecedor oferece uma interface fácil de utilizar, com um fluxo rápido entre as diversas funcionalidades e telas.
Possibilidade de customização do Software de gerenciamento de projetos
Nem sempre a opção pronta (out of the box) é o suficiente. Em alguns cenários, é preciso customizar a solução para adaptá-la totalmente às suas necessidades. Por isso, outro requisito para a escolha deve ser a flexibilidade dessa ferramenta e a capacidade de personalização dela. Desse modo, dá para garantir que a ferramenta seja eficiente e que resolva os problemas específicos do seu contexto.
Poder customizar a aplicação evita que sejam criados controles em paralelo, normalmente planilhas em Excel, que tornam todo processo mais complicado e menos seguro.
Recursos integração com outros aplicativos
É interessante observar como o software se integra com outras aplicações comuns da empresa, como ERP, CRM, BI, entre outras. Sistemas que “não conversam” levam a um maior trabalho manual, incompatibilidade de informações e menor segurança. Desta forma, é importante verificar se o sistema de gestão de projetos possui APIs ou funcionalidades no-code para integração.
Análise de dados
Outra ponto fundamental é a análise de desempenho e de indicadores-chave para um projeto. Assim, o gestor consegue tomar decisões e ajustar os pontos falhos nos processos, garantindo resultados melhores com o tempo.
Um bom software de gestão deve oferecer indicadores, dashboards, relatórios e gráficos que ajudem o gerente a entender visualmente como está o andamento do projeto, se houve evolução ou queda nos números, além das razões para cada mudança.
Deve ser possível customizar estes relatórios e dashboards e relatórios na própria ferramenta e também permitir a exportação das informações para ferramentas de Business Intelligence.
Colaboração
Executar um projeto, principalmente na indústria da informação, é um trabalho extremamente colaborativo. Desta forma o software deve oferecer ou se integrar com ferramentas de produtividade e colaboração.
Deve ser fácil de compartilhar informações, documentos, conversar com os integrantes da equipe (chat e voz), exportar dados em documentos Word ou planilhas Excel.
O sistema deve favorecer a comunicação entre os membros internos, viabilizando acesso rápido aos dados e agilidade nos processos internos.
Suporte e Atualização do Software de gerenciamento de projetos
Deve-se avaliar a capacidade de suporte e atualização do fornecedor. São realizados investimentos regulares na melhoria do software? O suporte é prestado em seu país e idioma? Qual o SLA de atendimento? Há autosserviço, documentação pública, uma comunidade de suporte?
Segurança e infraestrutura
Vale também entender como o sistema analisado aborda a questão da segurança e qual a tecnologia de infraestrutura por trás do seu funcionamento. Ou seja, será um software na nuvem ou instalado localmente (on-premises)? Se for uma opção cloud, será mais seguro, pois não estará restrito a computadores físicos e contará com soluções próprias de redundância, combate ao downtime, backups e criptografia.
Suporte à mobilidade
Outra variável fundamental nessa análise é a mobilidade. É preciso avaliar se a ferramenta pode ser acessada por dispositivos móveis, ou seja, em qualquer lugar e qualquer momento. Atualmente, essa é uma demanda real para todos os negócios, principalmente porque permite visualização de informações relevantes acerca dos projetos, de maneira descentralizada e menos burocrática.
Licenciamento, Atribuições e limite de usuários do Software de gerenciamento de projetos
É preciso verificar as opções de atribuições de usuários e se há limite de usuários, pois isso também é essencial para os projetos da empresa. Geralmente, você vai precisar de um número maior para que a aplicação seja útil para diversas equipes trabalhando e colaborando ao mesmo tempo.
Muitos fabricantes cobram também por funcionalidades adicionais, quantidade de projetos, acessos, armazenamento de dados e pageviews. É importante realizar um dimensionamento detalhado para evitar surpresas.
Quais os diferenciais do Dynamics 365?
A Microsoft oferece uma ótima opção para alavancar resultados: o Microsoft Dynamics 365 Project Service Automation. O sistema combina CRM e ERP, além de integrar com outras aplicações, como as ferramentas do Office 365, o Power BI e o Power Apps.
Desse modo, permite gerenciamento de ideação e inovação, administração do planejamento e da execução, controle de aspectos relacionados à venda do projeto (como precificação), identificação de receita e faturamento dos projetos. Ademais, permite criar portais para fornecedores e clientes, de forma a compartilhar informações de maneira eficaz. Outro ponto interessante: é customizado de acordo com a necessidade do usuário.
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