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Gerente de projetos: entenda quais são suas principais funções

O desenvolvimento bem-sucedido de um projeto muitas vezes está diretamente relacionado à atuação competente de um gerente de projetos. Afinal, esse profissional é responsável por conduzir todo o processo, acompanhando o andamento das atividades e coordenando sua execução de forma eficiente e satisfatória.

Mas muitas pessoas ainda não entendem completamente o papel de um gerente de projetos e desconhecem sua importância para as empresas. Cada vez mais procurados, esses profissionais atuam nas mais diversas áreas, públicas e privadas, planejando e coordenando a execução dos projetos.

A seguir, explicamos em detalhes o que é um gerente de projetos, qual é sua importância para a empresa, quais são suas principais responsabilidades e também as habilidades fundamentais para esse tipo de profissional. Tenha uma ótima leitura!

Entenda o que é um gerente de projetos

O gerente de projetos é um profissional especializado no planejamento e na coordenação da execução de projetos, públicos ou privados, que atua em empresas, órgãos governamentais, associações filantrópicas, entre outros ambientes.

Seu papel nas empresas é fundamentalmente estratégico, tendo em vista a importância que apresenta para o desenvolvimento dos negócios. Ele atua como elo entre todos os elementos do projeto, auxiliando na gestão estratégica e em tomadas de decisões.

É possível comparar a atuação do gerente de projetos com a do maestro de uma orquestra. Isso porque o profissional é responsável por:

  • coordenar os recursos humanos, financeiros e materiais;
  • monitorar os indicadores dos projetos;
  • coordenar e gerenciar as equipes;
  • garantir que a metodologia de gestão seja aplicada de forma coerente.

Conheça a importância desse profissional

O papel do gerente de projetos, como explicamos, é dar ritmo ao desenvolvimento dos projetos da empresa e atuar como facilitador ou mediador ao longo de todas as etapas. Por isso, ele tem imensa importância e representa grande impacto estratégico nos resultados, já que atua diretamente nas dores do negócio.

Os gerentes de projetos lidam diretamente com os conflitos internos, sendo responsáveis pela intermediação entre os times e também das equipes com a gestão da empresa. Muitas vezes, eles atuam inclusive como base técnica para os envolvidos.

Por isso, contar com um gerente de projetos eficiente e qualificado é importante para as companhias que visam concretizar projetos de curto, médio ou longo prazo, integrando equipes e desenvolvendo processos eficientes.

Saiba quais são suas responsabilidades

Por seu papel de integração e suporte, o gerente de projetos assume diversas funções e responsabilidades. Parte de suas tarefas inclui garantir que o projeto seja desenvolvido e executado dentro do escopo, dos custos estimados e dos prazos acordados.

Também é sua função monitorar os indicadores dos projetos, buscar soluções para demandas ou conflitos e liderar as equipes envolvidas no desenvolvimento do projeto, de forma a alcançar os melhores resultados. Listamos abaixo algumas responsabilidades desse profissional!

Definição do objetivo do projeto

Uma das principais responsabilidades do gerente de projetos é ajudar a definir qual será o escopo de execução do projeto em si e também os objetivos a serem alcançados. Esse processo de definição é feito de forma conjunta com a equipe e de acordo com as demandas dos clientes, mas cabe ao gerente estruturar objetivos claros e realistas.

Além de garantir que o projeto seja desenvolvido de acordo com os objetivos estabelecidos, também é seu papel acompanhar o desenvolvimento, ao longo de todo o projeto, para garantir que esses objetivos definidos serão atingidos com sucesso.

Elaboração do cronograma de atividades

Outra responsabilidade que cabe ao gerente de projetos é a elaboração do cronograma de atividades a serem realizadas. Neste cronograma serão definidas as datas de entrega, as equipes responsáveis, os pontos de sucesso e as entregas propriamente ditas.

Para que o desenvolvimento do projeto seja eficiente, é fundamental que o cronograma seja estruturado de forma cuidadosa e respeitando as necessidades de tempo ou recursos de cada etapa, de acordo com as capacidades de cada equipe.

Planejamento das etapas de desenvolvimento

Também cabe ao gerente de projetos definir quais serão as etapas do desenvolvimento do projeto, em que ordem elas serão realizadas e também quais integrações devem ocorrer para que os resultados esperados sejam atingidos.

Gerenciamento da execução de atividades

O gerente de projetos é responsável pelo acompanhamento e gerenciamento da execução das atividades previstas no cronograma. Ele também deve compreender se cada uma das etapas do desenvolvimento está sendo executada de forma correta.

É preciso companhar de perto o trabalho das equipes envolvidas para compreender quais são as tarefas que demandam maior atenção, os processos que estão sendo executados corretamente e se existem mudanças a serem realizadas para garantir a eficiência do projeto.

O gerente de projetos deverá também atuar de forma a remover os impedimentos do projeto, coordenando esforços, ajudando a equipe a encontrar soluções e ajudando na interlocução com outras equipes ou entes externos.

Veja quais são as habilidades fundamentais para um gerente de projetos

Agora que você já entendeu a importância do gerente de projetos e também algumas de suas responsabilidades, é interessante conhecer quais são as principais habilidades que esse profissional deve apresentar. Listamos abaixo os principais pontos fortes de um gerente de projetos eficiente.

Liderança

O papel do gerente de projetos é mediar conflitos, alinhar expectativas e coordenar o andamento dos trabalhos. Por isso, é fundamental que a pessoa tenha habilidades de liderança. Como seu papel é estratégico e deve estar alinhado aos objetivos do projeto e da empresa, o gerente precisa apresentar fortes habilidades como líder.

Poder de negociação

Gerenciar projetos também envolve negociar prazos, recursos e demandas. Portanto, é importante que o gerente tenha poder de negociação e saiba trabalhar as expectativas, visando estabelecer ritmo para o trabalho e desenvolver processos eficientes.

Organização

Por último, é essencial que o gerente de projetos tenha forte capacidade de organização. Vale lembrar que sua atuação envolve diferentes prazos, processos e equipes, demandando atenção plena e forte capacidade de lidar com pressão.

Como é possível perceber, o gerente de projetos tem um papel fundamental no desenvolvimento dos projetos da empresa. Ele define os objetivos de forma eficaz, mediando o trabalho e a equipe e atuando como líder estratégico perante desafios, problemas ou riscos ao longo do processo.

Além disso, é imprescindível que o gerente de processos compreenda as tecnologias utilizadas e atue como mediador de conflitos. É preciso defender a equipe quando há cobranças injustas, mas também saber cobrar do time comprometimento e resultados.

O que você achou de saber mais a respeito do papel do gerente de projetos, de sua importância e das principais responsabilidades ou habilidades fundamentais que ele deve ter? Se você gostou do conteúdo, compartilhe-o em suas redes sociais!

workflow
Power Platform

Como usar workflows de maneira efetiva na gestão de projetos

A administração de uma empresa em crescimento deve ser constantemente aperfeiçoada. Nesse cenário, a gestão do fluxo de trabalho por meio de workflows ganha um papel de destaque durante o processo.

Para tanto, o ideal é dominar o conhecimento técnico sobre o tema e elaborar um planejamento específico de caráter financeiro, produtivo e qualitativo. Mas, antes disso, se torna necessário entender melhor os benefícios e as vantagens oriundas da efetivação do sistema no gerenciamento de projetos.

Quer saber como colocar o plano em prática? Neste post, vamos informar de que maneira é possível estabelecer um workflow efetivo para a gestão de projetos. Acompanhe a leitura e entenda!

O que é workflow?

O workflow é um fluxo de trabalho cuja atuação se baseia em organizar e gerenciar informações, documentos ou demais operações que ocorrem entre as equipes e os profissionais envolvidos em projetos. Nesse sentido, é necessário investir em uma comunicação centralizada e automatizada entre a equipe.

Nesse sentido, diversos softwares possuem capacidade de se criar workflows: sequencias de tarefas disparadas a partir de um evento. Isso pode ser feito por meio da implementação de um sistema adequado. Na verdade, todo projeto é formado por diversas etapas, que abrangem desde o surgimento da ideia até a entrega efetiva do resultado ao cliente. Diante dessa circunstância, é fundamental ter a capacidade de organizar cada parte do fluxo de trabalho para obter sucesso.

Por que usar o workflow?

Confira algumas razões que demonstram que sua empresa deveria começar a aplicar o workflow na gestão de projetos.

Otimização dos processos

Um dos principais objetivos do workflow é otimizar os processos que ocorrem durante a execução do projeto. Esse sistema atua evitando erros e identificando brechas que podem ocasionar problemas maiores e influenciar o resultado final. Dessa forma, os recursos (tempo, financeiro e capital humano) passam a ser implementados de modo apropriado.

Padronização

Apesar de muitas empresas investirem na organização, agilidade e eficiência das atividades, ainda se nota certa ausência de padronização nos processos principais. Essa situação inquietante costuma trazer lentidão, falta de integração e problemas na comunicação entre as diversas fases do projeto.

Como consequência, podem surgir falhas na fluidez nos processos. Por outro lado, quando ocorre a padronização dos procedimentos, cuja função é efetuar o desenvolvimento do projeto, há uma diminuição dos erros.

Mais produtividade

O workflow na gestão de projetos também contribui para trazer agilidade ao ciclo produtivo. Desse modo, há a eliminação de etapas e processos considerados pouco relevantes ou até inúteis e desnecessários.

Assim, tais partes podem ser retiradas do projeto. O resultado é uma maior produtividade em cada ciclo de produção — além de possibilitar entregas mais rápidas dos projetos.

Maior controle do projeto

O workflow também pode ser implementado por meio da automação de processos do projeto. Esse sistema permite controlar, monitorar, comunicar e visualizar todas as fases e atividades que estão dentro do processo. Dessa forma, é possível conhecer com mais clareza as responsabilidades de cada indivíduo, bem como obter e compartilhar as informações com riqueza de detalhes.

Como seria um workflow para gestão de projetos?

A seguir, conheça algumas etapas que devem fazer parte de um fluxo de trabalho (workflow) de gestão de projetos.

Alinhe as expectativas com o planejamento do projeto

Antes de tudo, é necessário alinhar as expectativas das pessoas com os projetos. Para tanto, o gestor tem o papel de garantir que toda a equipe entendeu, de fato, qual é a importância e o objetivo do projeto — inclusive os resultados a serem alcançados. O recomendado é investir em algumas ferramentas de comunicação e integração que proporcionem mais coesão, identifiquem falhas e previnam os erros.

Documente as informações que são mais importantes

Geralmente, os projetos complexos costumam ser bem específicos e apresentar características próprias de implementação, demandando mais atenção e cuidados. Por isso, é importante documentar todas as informações consideradas mais importantes.

Tal estratégia permite que os funcionários tomem conhecimento das fases e de suas ordens, além de todos os procedimentos a serem executados. Com isso, há uma redução nos erros e os retrabalhos são evitados.

Delegue tarefas e responsabilidades

É possível delegar os afazeres a colaboradores que têm maior capacidade técnica e envolvimento com o assunto. Para tanto, o ideal é definir quais ações devem ser colocadas em prática e dar orientações a fim de auxiliar os responsáveis pela execução da tarefa. Recomenda-se dividir as responsabilidades de maneira justa e balanceada.

Elabore um planejamento

O planejamento do projeto precisa ser bem estruturado e feito com cautela. Além disso, devem-se evitar mudanças repentinas e que não estavam previstas, salvo se estiver diante de um imprevisto ou for para otimizar o processo e trazer mais produtividade. Dessa forma, o sistema de workflow terá maior êxito.

Estabeleça períodos de mensuração

Um workflow vai muito além da distribuição de tarefas. É necessário se dedicar ao monitoramento dos resultados, com o intuito de identificar pontos de melhorias e efetuar as devidas modificações. Nesse sentido, é interessante utilizar os indicadores de sucesso de cada fase com os respectivos períodos de acompanhamento, fazendo uma avaliação dos resultados concretos.

No caso da metodologia Scrum, tal medida é facilmente definida, uma vez que os encontros e as reuniões para o estabelecimento das estratégias são promovidos quase diariamente.

Por que é importante escolher uma metodologia de execução?

A escolha da metodologia adequada para executar o escopo é importante tanto para os projetos simples ou complexos. A metodologia, ágil ou tradicional definirá o workflow de atividades do projeto A metodologia definirá o workflow de atividades.

Professional Services Automation (PSA)

Conforme a equipe e a quantidade de projetos cresce, torna-se mais difícil gerenciar todo workflow de atividades da empresa. Para facilitar este processo de gestão, é possível utilizar uma ferramenta de automatização de serviços de projetos ou serviços profissionais. Um software de PSA (Project Service Automation) possui funcionalidades adicionais aos softwares de gestão de projetos, integrando e automatizando mais processos.

O PSA é uma ferramenta automatizada e integrada de sistemas que possibilita a gestão de projetos de modo organizado. O PSA traz melhoria aos resultados e permite alocar os investimentos de forma inteligente.

Na verdade, se trata de um software que foi criado para oferecer suporte a empresas que vendem serviços ou projetos como, especialmente advocacia, engenharia, auditoria e consultoria em TI.

O PSA costuma englobar as seguintes soluções:

  • gestão comercial
  • gestão de projetos;
  • gestão de recursos;
  • gestão de competências;
  • gestão financeira;
  • controle de horas e despesas;
  • colaboração;
  • análise / business intelligence.

A implementação de um sistema que automatize os workflows de gestão de projetos é uma excelente estratégia para otimizar as operações e alcançar melhores resultados em todas as fases de um projeto.

Sua empresa já utiliza essa ferramenta? O que você pensa sobre tal sistema? Deixe um comentário abaixo contando sua opinião!

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Estratégia e Negócios

Escopo de projetos: tudo o que você precisa saber para gerenciar o seu

Garantir que um projeto seja desenvolvido de forma eficiente, segura e nos prazos estabelecidos pode ser uma tarefa difícil. No entanto, através da elaboração correta do escopo de projeto, é possível descrever o trabalho necessário para entregar um produto ou serviço de forma eficiente.

Nele estão presentes alguns dos aspectos mais importantes para o desenvolvimento do projeto, como sua justificativa, seus objetivos, as principais restrições, os recursos disponíveis e também os stakeholders (partes interessadas) de sua conclusão.

Explicaremos a seguir o que é escopo de projeto, qual é o processo de definição, como montar um escopo eficiente e como lidar com as suas mudanças. Confira!

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Power Platform

4 passos para um gerenciamento de recursos efetivo

O gerenciamento de recursos é um dos principais requisitos para o desenvolvimento de um negócio. De fato, essa gestão serve para otimizar os processos internos e obter uma visão mais ampla sobre todas as operações da empresa.

Para tanto, é necessário implementar uma rotina de processos que seja capaz de direcionar os investimentos e aproveitar melhor os recursos que estão à disposição da sua empresa. Somente assim será possível manter o equilíbrio e aumentar o desempenho das atividades.

Quer saber como organizar as operações do seu negócio? Neste conteúdo, vamos apresentar algumas dicas para fazer um gerenciamento de recursos efetivo. Acompanhe a leitura e entenda de que forma potencializar seus resultados!

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